8.0にバージョンアップされたSharegate の新機能「Insights」のご紹介

4月末、Sharegate のバージョンが8.0 にバージョンアップしました。その際に、新しく追加された機能が「Insights」です。今回はその新機能について紹介いたします。

■ Insights の機能

新しく追加された「Insights」の初期画面

Office 365 のプレビュー版で公開されている SharePoint Online の新しい管理センターには、最終アクティビティを表示したり、管理者にメールを送信する機能があります。しかし、Sharegate に追加された新機能「Insights」を使用することで、更に以下の管理を行うことが可能です。

  1. [Unused Sites]  3ヶ月以上使用されていないサイトの検出
  2. [Missing Administrators] サイトコレクション管理者が指定人数を満たさないサイトコレクションの検出
  3. [Missing Site Owners] サイトの所有者が指定人数を満たさないサイトの検出
  4. [Missing Office 365 Group Owners] グループの所有者が指定人数を満たさないOffice 365 グループの検出
  5. [Unused Office 365 Groups] 3ヶ月以上使用されていないOffice 365 グループの検出

 
検出された上記5つのコンテンツに対して、サイトを削除したり、サイトコレクション管理者やサイト所有者を追加する操作をSharegate 上で行うことが可能です。
※1と5はサイトやグループの所有者に対してメールで通知します。
※4と5はオンプレミスの場合表示されません。

後述させていただきますが、サイトやグループの所有者(以下「所有者」)やサイトコレクション管理者(以下「管理者」)の指定人数は、設定で変更可能です。

■ Insights の使い方

Insights 機能を使用するには、以下の前提がございます。

  • 接続先がオンプレミスの場合・・・
    「SharePoint 管理者」のユーザーで接続する必要がございます。
  • 接続先がOffice 365 の場合 ・・・
    「グローバル管理者」のユーザーで接続する必要がございます。
    データを収集するために「Sharegate Office 365 Extension(無料)」をインストールする必要がございます。

 
①サイトを接続する

サイト接続を行っていない「Insights」の画面

サイトの接続を行っていない場合、「Add Connection」から、サイト接続を行います。(Explorer で接続したサイトも使用できます。)
 
②検出されたコンテンツの確認を行う
サイトに接続すると、各Insights の結果が表示されます。

オンプレミスに接続した「Insights」の一覧画面

弊社のオンプレミス環境では、3ヶ月以上使用されていないサイトが3つ、管理者が3人未満のサイトコレクションが1つ、所有者が3人未満のサイトが5つあることがわかります。
 
③検出されたコンテンツに対して操作を行う
Office 365 環境の場合、使用されていないサイトとOffice 365 グループの所有者に、そのコンテンツが本当に必要であるか確認するメールが送られます。
それぞれの所有者がそのメールに回答すると、その結果がIT管理者に送信されます。IT管理者はその結果を元に、コンテンツへの操作を決めることができます。

3ヶ月使用されていないサイトの詳細画面

Insights の一覧画面から「Resolve」をクリックすると、詳細画面が表示されます。その画面の右下にある青枠で囲われた「Resolve Actions」から、それぞれ管理者や所有者を追加したり、サイトを削除したり、Insights の検出範囲から外す設定や操作を行えます。詳細は以下の通りです。
※検出するInsights によって使用できる操作は異なります。

 
④設定を変更する

設定

検出する際に基準となる管理者や所有者の最低人数は、デフォルトだと管理者が2人、所有者は1人です。この最低人数は、変更することが可能です。また、Windows通知の有無も変更することができます。
※電子メールの設定(メール送信の有無・送信者)は変更できません。

■ 注意点

  • [Unused Sites] の活動定義は、オンプレミスサイトとSharePoint Online で異なります。
    オンプレミスサイト:ドキュメントまたはリストのアイテムが更新/削除されたとき。
    SharePoint Online :ドキュメントまたはリストのアイテムが更新/削除されたとき及び、ユーザーがサイトまたはサイトのドキュメントにアクセスしたとき。
    ※サイト等の設定や権限の変更は考慮されていません。
  • 各Insights の結果はリアルタイムには反映されず、24時間ごとに自動的に更新されます(オンライン接続が利用可能な場合)。
  • オンプレミスサイトの場合、メールでの通知は行えません。
  • Office 365 環境では、複数の所有者がいる場合、全ての所有者にメールが送信されるます。しかし、Sharegate は1つの応答のみ必要とするため、最初に返信をおこなった所有者のメールが優先され、その後に送られたメールはIT管理者に届きません。

 

■ 最後に

今回は新機能である「Insights」について書かせていただきました。この新機能は、「SharePoint Online上にある使われていないサイトを削除したいけれど、所有者にいちいち確認をとる時間が勿体無い」、「管理者のいないサイトを見つけ、管理者を追加したい」と思われているIT管理者の方におススメする機能です。

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