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最近の Office 365 の更新情報ピックアップ(2018/04/09版)

私の個人的偏見で最近の Office 365 の更新情報などから興味深い情報をピックアップしてみました。
※本記事の執筆時点(2018/04/09)の情報です。

■ SharePoint Online からニュースフィード機能が実質上使えなくなりますね

SharePoint 2013 で大きく機能強化された SharePoint のソーシャル機能ですが、2018年6月以降、ニュースフィード機能は読み取り専用となり、また、Office 365 ホームなどに表示されるニュースフィードのアイコンリンクも表示されなくなるようです。
Yammer が Microsoft 社に吸収されてからこの日が来ることは予想でき、モバイルアプリが利用できなくなるアナウンスが出た頃には確信に変わっていましたが、実際にこのような情報が入ると昔から SharePoint を利用している私としてはちょっと寂しくなります。
ただし、サイトフィードは継続されるようです。

■ Microsoft Teams が色々更新

管理センターで Skype for Business と一緒になるという事もありますが、やはり Skype for Business の機能が徐々に Microsoft Teams で利用できるようになってきますね。特にプレゼンスが Skype for Business との間で統一されるようになるのはようやくという感じですね。

■ Office 365 のサインインのUIがまた変更されるようです

前回の大きな変更ほどではないですが、現在よりシンプルなUIに変更されるようです。なので、利用ユーザーには大きな混乱はないのかなとは思います。
5月上旬には通知バナーが出るので、利用ユーザーも何かしら気が付くかもしれないので、テナント管理者の方々はユーザーに対してアナウンスなどしても良いですね。

■ SharePoint Online のニュースやモダンページで列の追加ができるようになります

ページライブラリ自体には以前から列の追加はできますが、ニュースやモダンページ用のコンテンツタイプには列を追加する事はできません。どのような形で可能になるかは、まだ詳細が出ていないので不明ですが、5月末までには何らかの形で列を追加できるようになるようです。
これで追加した列でグループ化やフィルターなどができるようになり、ニュースをカテゴライズできます。一層ニュースやモダンページの利用が便利になりますね。

■ Microsoft Teams でチームから作成された Office 365 グループは、 Outlook から既定で非表示になります

Microsoft Teams でチームを作成されると、Office 365 グループが作成されますが、Microsoft Teams を利用しているなら、 Office 365 グループ自体は利用しない場合が多いと思います。
チームが増えれば増えるほど、Outlookでこれら利用しない Office 365 グループがメニューに増えて邪魔になってしまうので、この機能更新はうれしいですね。

 

以上です。
「 Office 365 アプリ多すぎ問題!」と言われるほどアプリ数が多い上に、機能変更が大小関わらず多い Office 365 においては、その情報を追いかけるだけでも大変で、更に一つずつの機能確認となるとなかなかやっていられないと思います。


新機能のキャッチアップや確認/調査代行なども含め、 Office 365 のお悩みごとを解決し、 Office 365 の利活用を促進するサービスを4月から開始いたしました。ぜひ、お気軽にご相談ください。

Office 365 利活用技術サービス : 徹底した情報共有により Office 365 の利活用を促進 | TENDA × MSSP Tech | 株式会社テンダ

ビジネスチャット「 TEんWA 」と Office 365 の連携で情報収集

弊社サービスにビジネスチャット「TEんWA」がありますが、弊社では自社事例として TEんWA を導入しており、社内メールはほぼ100%が TEんWA に置き換わっております。
自社製品だからという理由を差し引いても、社内メールからほぼ100%ビジネスチャットに置き換わっている成功事例は国内企業では極めてレアケースだと自負しております。この社内メール利用がほぼ0%という状態を一度でも味わうと、もうメールには戻りたくなくなります。

ビジネスチャットTEんWA(テンワ)社内コミュニケーションを活性化
https://www.tento.camp/tenwa/

さて、その TEんWA ですが、昨年の年末のアップデートで新たな機能が実装されました。それが「メール連携」機能です。

「メール連携」機能 利用者ヘルプ | TEんWAヘルプセンター
https://www.tento.camp/tenwa/help/user_help/user_mailhook.html

この機能が追加された事により、 Office 365 も導入され、かつ TEんWA も導入されている場合は、連携して情報収集が可能となり、 TEんWA  自体の活用方法の幅も広がります。

以下に2例ほど活用方法を紹介いたしますので、ご参考にしていただけると幸いです。

【1】Flow を利用し、SharePoint のリストに投稿されたら、 TEんWA に送信

利用アプリ: SharePoint / Flow

社内連絡を行う際に、 SharePoint の社内ポータルの掲示板(リスト)に掲載しつつ、 TEんWA などのビジネスチャットや社内SNSのフィードにも掲載する運営を行っている企業は少なくはないと思います。この場合、情報発信側は発信手段が多いほど手間がかかります。また、片方に掲載し忘れるなどのヒューマンエラーの可能性も出てきます。そこで、 SharePoint のリストに投稿されたら、自動的に TEんWA にも掲載される仕組みを Flow で作成すれば問題は解決します。

▼ SharePoint のリストにアイテムを投稿しますと、

▼ TEんWA に自動で投稿されます。

▼投稿部分を拡大します。

このように、 SharePoint のリストにアイテムを投稿すると、メール連携機能と Flow を組み合わせる事で、 TEんWA にも自動で同じ内容が投稿されます。

【2】Flow を利用し、Twitterに特定のキーワードを含むツイートが投稿されたら、 TEんWA に送信

利用アプリ: Flow

SNS上での自社製品の評判などを調べる際に、その都度Twitter内で検索せずに、特定キーワードのツイートがあれば自動で TEんWA 上に投稿されることにより、調査時間も節約され、また TEんWA 上でそのツイートについてスピーディーに議論ができます。

▼特定キーワードのツイートがあると、TEんWAに投稿されます。

▼投稿部分を拡大します。

Flow の標準テンプレートを利用するだけで、ツイート内容だけでなく、URLや投稿者の名前・プロフィール・フォロー数・フォロワー数、なども表示できるので、発言の影響力なんかも認識する事が可能です。

以上、2例を挙げさせていただきました。 TEんWA の「メール連携」機能は単体だけでも魅力的な機能ですが、このように Office 365 にて、 Flow を中心としたアプリを組み合わせる事で、さらにビジネスに役立つ利用方法が広がると思います。


弊社は SharePoint に限らず、 Office 365 全般の利活用支援なども行っております。お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ|TENDA × MSSP Tech | 株式会社テンダ