Microsoft 365のユーザー教育コスト削減、短期利用促進にDojoシリーズを活用その２

本ブログシリーズでは、Microsoft365運用改善の為の、弊社オリジナル製品であるDojoシリーズによる活用シナリオを説明しています。今回は、ユーザー教育コスト削減、短期利用促進の其の２として、「Dojoナビ」活用シナリオをご紹介します。

ポータルサイトの利用促進における課題を解決

SharePointをはじめとするポータルサイト運用時に、運用管理者の課題は大きく２つあります。「構築したポータルサイトのエンドユーザー利用が進まない」、「運用管理者の問い合わせ業務過負荷」の２つです。この課題解決に弊社オリジナル製品「Dojoナビ」が役立ちます。画面に直接表示できる操作ガイダンスを簡単に作成できるため、エンドユーザーはガイダンス通りに操作するだけで煩雑な操作ができるようになり、利用率向上、運用管理者への問合せ削減が可能となります。

ノンカスタマイズでSharePointモダンUI上に操作ガイダンスを表示

SharePointにモダンUIが登場して長らくたちましたが、クラッシックUI時代にスクリプトエディターなどでSharePoint画面をカスタマイズされていた管理者は、モダンUIについて安定性と引き換えに拡張性がやや低下していると感じているのではないでしょうか。弊社オリジナル製品の「Dojoナビ」をご利用いただくことにより、モダンUI上でも操作ガイダンスやツールチップがノンカスタマイズで簡単に作成、表示できるようになります。

操作ガイダンスにより複雑なSharePointオペレーションも簡単に操作可能

　構築したポータルサイトの利用推進する方策として一般的にマニュアル整備があります。さらに「Dojoナビ」を利用すると画面上に直接操作ガイダンスを表示できるようになり、エンドユーザーの大幅な利用率向上が期待できます。特にITリテラシーが必ずしも高くない非IT部門の利用者、上級管理職にとって大きなメリットがあります。システム操作時にマニュアルを参照することなく操作ガイダンス通りに操作するだけで、不慣れなSharePointの利用が可能となります。

ツールチップによりアナウンスやFAQを表示し、操作ガイダンスを補足

構築したポータルサイトの運用が進むにつれて、運用管理者の課題はエンドユーザーの利用率向上から問合せの削減に移っていきます。「Dojoナビ」に搭載されたツールチップ機能を利用して画面上にアナウンスやFAQ表示をすることにより大きな効果があります。共通的な疑問・質問は何度も問合わせが発生します。画面に直接表示されるFAQは疑問解決にすぐに結びつき、問合せ削減となります。