Microsoft 365 Exchange標準アーカイブの限界

Microsoft 365 Exchangeの標準機能で提供されるアーカイブ機能は、多くの場面で有用ですが、その中には明らかな制約が存在します。
この記事では、Microsoft 365 Exchangeの標準アーカイブ機能に関わる制約と、追加のアーカイブ戦略検討の必要性を説明します。それによってどのようにデータ管理とコンプライアンスが向上するかについても言及します。
リスクから組織を守り、規制要件を満たすために、クラウドアーカイブのご検討を早期に開始ください。

1.アーカイブの必要性

アーカイブは利用度が低くなった電子メールなどのデータを別エリアに移動することを意味し、アーカイブを利用することで電子メールを様々な法務対応などに活用することが可能になります。

2.Microsoft 365 Exchange標準アーカイブの限界

Microsoft 365のアーカイブサービスはExchange（Outlook）上の電子メールを受信フォルダとは異なるフォルダに移動するものです。
編集不可状態で長期保存することが可能なため、電子メールの変更・改ざんがないことを証明でき法的な証拠資料として利用可能です。
また、2024年1月より施行される電子帳簿等保存制度により電子メールによる請求などの資料の保存が義務づけられるため、アーカイブ活用により効率的な法務対応が可能になります。

しかしながら、Microsoft 365 Exchange標準アーカイブには以下の限界あります。

すべてのデータ（アーカイブ済みデータを含む）が一時的なデータと共存し、変更または削除されるリスクがある運用環境にすべてのデータが保存される。
保存ポリシーは、期間または場所に制限されており、受信者または内容に関するルールなど、多くの企業がコンプライアンス要件を満たすために必要とする柔軟性と緻密性がない。
同じメールの複数のバージョンが1つのメールボックスに存在する可能性があり、送受信したすべてのメールの完全で正確なコピーを保存していることを確認・証明すること困難である。

国税庁　電子帳簿等保存制度特設サイト
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
電子取引関係
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jei/tokusetsu/01.htmir

3.バラクーダ社クラウドアーカイブ製品（Barracuda Cloud Archiving Service）の紹介

Barracuda Cloud Archiving Serviceをご利用いただくと、受信時点のメールを改変なしに長期間保存可能でJ-SOX法（内部統制報告制度）やeDiscovery（米国電子証拠開示制度）等に向けた万全な法務対応が可能となります。
Barracuda Cloud Archiving Service をご利用いただくと、アクセス制御やメールフィード内の文字列、保持ルールを組み合わせた複雑な検索も簡単に行えるようになり、履歴データを含めた完全な回復も可能になります。