「社内ポータルがあまり使われていない…」そんな悩みを感じていませんか？
情報が更新されているはずなのに気付かれない、重要なお知らせが埋もれてしまう、必要なリンクにたどり着けないなど、多くの企業が、SharePoint Onlineでポータルを構築した後に、こうした“運用の壁”に直面しています。
こうした課題を解決するために、テンダではSharePoint Online 向けポータル構築支援「Quick Portal SP」にて新バージョンの提供を開始しました。（リリース情報については、「SharePoint Online 向けポータル構築支援「Quick Portal SP」新バージョン提供開始 ― 既存環境にも単体導入可能、カスタムパーツをオプション提供 ―」をご確認ください。）
新バージョンでは、ポータルの利便性と情報伝達力を高める4つのカスタムパーツが新たに提供開始となりましたので、ご紹介します。
SPFx（SharePoint Framework）とは
SPFx（SharePoint Framework）は、SharePoint上で動作するカスタム機能や画面（Webパーツなど）を作るための開発フレームワークです。
提供を開始したカスタムパーツ
今回SPFxを用いて作成されたカスタムパーツは以下4点となります。
- RSSフィード
- 未読・既読表示
- 複数行テキストの自動展開
- タブ切り替えリンク
① RSSフィード
RSSフィード機能は、社内外のニュースや更新情報を RSS 形式で自動取得し、SharePoint Onlineのポータル上に表示できるカスタムパーツです。
更新間隔は最短1分から設定可能で、一度設定すれば手動で記事を追加する必要はありません。常に最新情報が自動で反映されるため、効率的に情報を共有でき、ポータルの最新性と活用度を高めることができます。
活用シーン
社内向け
- 情報システム部のお知らせ
- 人事・総務からの通達や更新情報
社外向け
- 業界ニュース
- ベンダーやサービス提供元の更新情報
導入メリット
- 情報更新作業の手間を大幅に削減
- 常に最新情報が表示されるため、ポータルの閲覧頻度が下がりにくくなる
- ポータルの形骸化を防止
導入イメージ
導入後のイメージは以下の通りです。
レイアウトは「タイル」と「リスト」の2種類から選択でき、表示件数も「5件・15件・30件」から柔軟に設定できます。
▼レイアウト「タイル」
▼レイアウト「リスト」
② 未読・既読表示
機能概要
未読・既読表示機能はリストアイテムごとに、利用者が未読か既読かを判別できるカスタムパーツです。
未読・既読の状態を可視化することで、重要なお知らせや申請内容の見落としを防止します。
活用シーン
- 社内通達・規程改定のお知らせ
- 全社員向けの重要連絡
- ワークフローや確認依頼の一覧管理
導入メリット
- 情報の見落としを防止
- 「連絡したのに伝わっていない」等のトラブルの軽減
- 管理者・利用者双方の負担を軽減
導入イメージ
導入後のイメージは以下の通りです。
未読状態のアイテムがある場合は、列「既読情報」に未読を知らせる赤丸印を表示し、
アイテムが開かれると既読扱いとなり、列「既読情報」より赤丸印が消えます。
③ 複数行テキストの自動展開
機能概要
複数行テキストの自動展開機能は、SharePointリストでよく使われる複数行テキスト列の内容を、初期表示の段階から全文表示できるカスタムパーツです。
通常はアイテムを開かないと確認できない詳細情報も、一覧画面上でそのまま確認できるため、クリックの手間を削減し、情報の見落としを防ぎます。
活用シーン
- FAQ一覧
- 社内ナレッジ・手順書
- 案件や対応履歴の説明欄
導入メリット
- クリック回数削減による操作性向上
- 一覧画面で内容を即座に把握可能
- 「開かないと分からない」状態を防止
導入イメージ
導入後のイメージは以下の通りです。
▼自動展開機能が適用されたリストのアイテム
▼自動展開機能が適用されていないリストのアイテム
④ タブ切り替えリンク
機能概要
タブ切り替えリンクは、リンク集をタブ形式で整理・表示できるカスタムパーツです。
カテゴリごとにリンク情報を分けて表示できるため、利用者は目的のリンクへ迷うことなくスムーズにアクセスできます。
また、タブやリンク内容はWebパーツの編集画面から簡単に設定可能です。
タブごとにタイトルや色を設定できるほか、各リンクにはタイトル・URL・サムネイルなどを登録できます。
活用シーン
- 部門別リンク集（営業／管理／情シスなど）
- 業務別リンク（申請・マニュアル・外部ツール）
- 新入社員向け「よく使うリンク集」
導入メリット
- リンク集の視認性向上
- 情報過多による迷子状態を防止
- ポータルを業務の起点として活用できる
導入イメージ
導入後のイメージは以下の通りです。
▼タブ「業務システム」をクリックした場合のレイアウト例
▼タブ「人事・総務関連」をクリックした場合のレイアウト例
まとめ
Quick Portal SP のカスタムパーツは、大がかりな開発や追加のカスタマイズを行うことなく、SharePoint Onlineのポータルの使い勝手を効率的に向上させることができます。特に、ポータルの定着や活用に課題を感じている場合でも、運用負荷を増やさずに改善できる点が大きな魅力です。
また、これらのカスタムパーツは Quick Portal SP 導入企業に限らず、単体でも利用可能なため、すでに SharePoint Online を活用している環境にも柔軟に組み込むことができます。まずは手軽に試せる改善策として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
テンダは今後も、お客様の業務課題や利用シーンに寄り添った機能拡張・サービス改善を継続的に行い、SharePoint Online を活用したポータルサイトの利便性向上と業務効率化を強力に支援してまいります。
