多くの企業で、長年利用してきたNotes/Domino環境からMicrosoft 365への移行が進められています。しかし、メールシステムを含む大規模な移行は一朝一夕には完了せず、段階的な移行を選択するケースも少なくありません。その際、移行期間中にNotesユーザーとMicrosoft 365 (Exchange Online) ユーザーが混在し、「メールの連携がうまくいかない」「相手の予定が確認できない」といったコミュニケーション上の課題が発生しがちです。この記事では、そのような課題を解決し、NotesとMicrosoft 365のメール環境をスムーズに共存させるソリューション「Coexistence Manager for Notes (CMN)」について解説します。
Notes移行におけるメール環境の課題
NotesからMicrosoft 365への移行プロジェクトでは、メールデータやNotesデータベースなど、移行対象は多岐にわたります。「Migrator for Notes to Exchange」や「Migrator for Notes to SharePoint」といったツールは、それぞれのデータを高い再現性で移行することに特化しています。しかし、全ユーザーを一度に移行できない場合、移行期間中はNotesとExchange Onlineという異なるメールシステムを併用せざるを得ません。この過渡期において、ユーザー間の円滑なコミュニケーションをいかに維持するかが大きな課題となります。
段階的移行における連携の難しさ
従来のデータ移行ツールは、あくまで「データを移す」ことに主眼が置かれています。そのため、NotesユーザーとExchange Onlineユーザー間でのメールの転送や、相互のカレンダー参照といった、共存期間特有のニーズに対応できない場合があります。例えば、Notes特有のアクションボタンが含まれたメールをExchange Onlineユーザーに転送しても、その機能が失われてしまったり、相手の空き時間を確認できずに会議設定に手間取ったりするケースが考えられます。これにより、ユーザーの利便性が低下し、業務効率が悪化する懸念がありました。
解決策：Coexistence Manager for Notes (CMN)による共存
Coexistence Manager for Notes (CMN)は、まさにこの共存期間の課題を解決するために設計されたソリューションです。データ移行ツールが「移行完了後」を見据えているのに対し、CMNはNotesとMicrosoft 365 (Exchange Online) が「共存している期間」のシームレスな連携を実現します。CMNを導入することで、異なるメールシステムを利用しているユーザー同士が、お互いのシステムの違いを意識することなく、スムーズにコミュニケーションをとれる環境を構築できます。これは、段階的な移行を成功させる上で非常に重要な要素となります。
CMNが可能にする具体的な連携機能
CMNは、主に以下の2つの連携機能を提供し、共存期間中のユーザーの利便性を高めます。
- メール転送時のNotes機能維持:
NotesからExchange Onlineへメールを転送する際、CMNのメールコネクタが仲介役となります。Notesメール本文に含まれる承認ボタンなどのビジネスロジック（アクションメール）を、Notesデータベース形式に変換し、添付ファイルとしてExchange Onlineユーザーへ送信します。これにより、Exchange Onlineユーザーは添付されたNotesデータベースを開くことで、Notesのアクションに応答することが可能になります。 - カレンダー空き時間の相互参照:
CMNの空き時間情報コネクタを利用することで、NotesユーザーはOutlook/Exchange Onlineユーザーのカレンダーの空き時間情報を参照できます。逆に、Outlook/Exchange OnlineユーザーもNotesユーザーの空き時間情報を確認できるようになります。これにより、会議のスケジュール調整などがスムーズに行えるようになります。
これらの機能により、ユーザーは移行期間中もストレスなく業務を継続できます。
まとめ・結論
NotesからMicrosoft 365への移行を段階的に進める場合、共存期間中の異なるメールシステム間の連携が課題となります。Coexistence Manager for Notes (CMN)は、メール転送時のNotes機能維持やカレンダー空き時間の相互参照といった機能を提供し、この課題を効果的に解決します。CMNを活用することで、ユーザーの利便性を損なうことなく、スムーズで安全な段階的移行を実現できます。
Notes移行に関して、「何から始めればいいか分からない」「どのように進めればよいか」といった疑問や、「移行は本当に必要なのか」といった根本的な問いをお持ちの場合は、アセスメントの実施や、実績のあるベンダー（例：テンダ株式会社）への相談も有効な手段です。自社の状況に合わせて、データ移行だけでなく、共存期間のソリューションも検討することをお勧めします。
