Microsoft 365の機能を駆使した、応募者リストの管理と承認対応をボタンひとつで自動化

意外と知らないMicrosoft 365の便利機能
Teams,Forms,Lists,Power Automate,Adaptive Cardsを使ったコミュニケーションの最適化

本記事は、アライアンスパートナーである、アバナード株式会社からの寄稿です。

株式会社テンダとアバナード株式会社で行われる共催ウェビナー（2024/03/14）に向けて、本日から3回シリーズでブログを掲載させていただきます。初回のテーマは「意外と知らないMicrosoft 365の便利機能」ということで、実際にアバナードで使っているフローをご紹介させていただきます。

共催ウェビナー紹介

・申込サイト：https://form.k3r.jp/tenda_msales/M365GH
・開催日時：2024年03月14日（木）14:00～15:00
・テーマ：Microsoft 365管理者の悩みを一挙解決、最大限の生産性向上、最小限のリスクでM365を活用するには「通常運用/メンテナンス/移行作業を自動化し、Microsoft 365を最大限活用しませんか？」

アバナード株式会社では、Microsoft Teams（以下、Teams）を中心に仕事をすることを推奨しています。可能な限りTeamsに集約させることで、OutlookとTeamsを行き来する手間や、見落としによる対応の遅れを減らすことができます。
「Microsoft 365のライセンスは持っているが、Teams会議やチャットでしか活用できていない」というお客様も多いのではないかと思います。実は、誰でも個人レベルで下記のような設定ができ、 手作業で行っている業務や、繰り返し業務の効率化が行えます。

今回紹介する機能

  • Teams内でのプロジェクト管理
    （SharePointでサイトを作る必要がない）
  • Listsを使用した、問い合わせや申し込みの自動リスト化
  • 問い合わせや申し込みに対する、Teamsから承認/否認することでの自動対応
  • OneDriveを活用し、添付資料を付けたメールの自動返信
  • Teamsからの承認/否認をトリガーに、Lists上のステータスを自動更新

アバナードでは、社内イベントへの参加申し込みや、営業活動で生じる問い合わせへの対応を自動化し、ボリュームがあってもお待たせすることなく必要な対応ができるよう工夫しております。

本日は、とある社内プロジェクトが発足し、チームを使ってイベント管理をすると想定として、便利な機能をひとつずつご紹介いたします。

ワークフロー全体像

Teams、Forms、Lists、Power Automate、Adaptive Cards、OneDriveを使って下図のようなフローを作ることで、申し込みや問い合わせが来ると、Teamsに通知が届き、なおかつ、その場でボタンを押すだけで対応が完了できます。

フローをもう少し詳しく説明します。

Teamsでチームを作成しメンバーを招待する

まずは、Teamsで新しくチームを作成し、既にアサインされているメンバーをチームに招待します。今回は、とあるイベントを管理するという設定で「鬼は外！福は内！プロジェクト」というチーム名で作成します（本記事の作成時期が節分に近かったため）。

Teamsで新しいチームを作成すると、連動して裏でSharePointのチームサイトが作成されるため、別途サイト作成をする必要はありません。

Formsを使ったイベント参加申し込みフォームの用意

このプロジェクトに参加したいメンバーを社内で募集したいと思います。

Formsを申し込みフォームとして、社内に展開、応募者を募ります。メンバーに適している人物なのか判断するために、フォーム内に次の項目を設定します。

  • 氏名
  • 所属部署
  • メールアドレス
  • 意気込み

応用例として、参加申し込みではなく「問い合わせフォーム」など、より汎用的な使い方も可能です。意気込みの代わりに「緊急度」や「問い合わせ概要」といった欄を設定すると良いでしょう。

Listsを使って自動的にデータベース化、ステータス管理を行う仕組みを作る

本プロジェクトは応募者の意気込みを重視するため、リストからひとりひとり丁寧に対応できるようにします。また、応募者の対応ステータスを確認できるようにするため、Formsから取得する情報の他に、次の情報をデータベース管理できるようにします。

  • ステータス（対応済、未対応）
  • 承認履歴

※ListsとSharePointリストの違いに関する質問がよくあります。SharePointリストはサイトに依存するため、常にサイト経由で取り扱う必要があります。対するMicrosoft Listsは、サイトに依存せずリストを作成・利用できる点が大きな違いです。

参考URL： リストの概要 – Microsoft サポート

Power AutomateとAdaptive Cardsを使った、申し込みのアクションのTeams通知

フォームを作成した方の中で、次のような経験をされた方はいないでしょうか。
「Formsへ回答に対して即時に気付けず、時間をおいて見に行ったら回答が溜まっていた」、もしくは逆に「見に行ったのに、誰も回答していなかった」。このような課題に対し、もっと楽に状況把握を行えると良いですよね。

今回は、Formsから申し込みあった際にプロジェクトのチームに自動通知し、その通知から「承認」「否認」のアクションを実施できるように設定します。

実装イメージ

承認者に対するアクション

  • 担当者が「承認」ボタンを押すと、申込者のOutlookへ参加案内のメール （添付資料付） を自動送信する
  • Lists上のステータスを、「承認済み」に変更する

非承認者に対するアクション

  • 担当者が「否認」ボタンを押すと、申込者のOutlookへ「 応募の感謝とお断り」のメールを自動送信する
  • Lists上のステータスを、「否認済み」に変更する

このようにアクションを設定しました。「承認」ボタンを押して承認します

Adaptive Cardsの承認/否認ボタン操作に対する、ファイル付きメールの自動返信

担当者が、Teamsに通知されたAdaptive Cardsから承認ボタンを押すと、応募者ヘは次のメールが送られます。メール本文は自由に記載できますが、今回はシンプルな内容にしています。

添付資料はOneDriveに格納し、事前に設定したパスワード付きでリンクを自動送信しています。

メールに記載された資料のリンクを開くと、パスワード入力画面に移ります。

メール本文に記載されていたパスワードを入れると、ファイルの内容が表示されます。

OneDriveでの設定画面は次の通り。

設定内容

  • 共有範囲を「すべてのユーザー」に設定する
  • 下段でリンクの有効期限を設定する
  • ダウンロードの可否を設定する

OneDriveの利用は会社のポリシーで禁止されている場合もありますが、OneDriveのリンク共有機能が使える場合、データ容量が大きなOutlookに添付できない資料の共有も容易に行えます。

リンクの有効期限やダウンロード可否を設定することで、必要最低限のセキュリティを担保した上で外部ユーザーと資料の共有が可能です。

Listsを確認しに行くと、ステータスが承認済みに自動変更されている

先ほど用意したListsに戻り、申込者リスト上でのステータスを確認しましょう。「対応済み」に切り替わっていることが確認できます。

以上となります。

本日は、Teams、Forms、Lists、Power Automate、Adaptive Cards、OneDriveの機能を使った、コミュニケーションの最適化をご紹介いたしました。

似たような業務フローには応用ができますので、ぜひ試してみてください。
詳細を知りたい方は、CONTACTより以下のリクエストをお願いします。

共催ウェビナー
・申込サイト：https://form.k3r.jp/tenda_msales/M365GH

関連情報

アバナード株式会社
https://www.avanade.com/ja-jp

ブログ|株式会社テンダ
https://mssp.tenda.co.jp/blog/

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