SharePointポータル作成入門 2:コンテンツの作成(リスト)

株式会社テンダでは、お客様のご要望にあわせて様々なデザイン・コンテンツを含んだポータルサイトをSharePoint Online(以降、SPO)でオーダーメイド方式にて作成し、販売しています。

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本記事ではSPOによるポータルサイトはどのようなものなのか、作成の過程や手順と共にご紹介します。

はじめに

1.はじめに

本記事はSPOでポータルサイトを作成するための基礎知識をまとめた連載ブログの第2回目であり、ポータルサイト活用に必要不可欠なサイトコンテンツの作成方法を記載しています。
サイト作成時にデフォルトで作成されるものもありますが、それ以外にユーザーが追加する代表的なコンテンツとしてリストの作成および編集方法をまとめました。

他のコンテンツの作成やサイトのデザインを編集する方法については別の記事にてご紹介しておりますので、下記の目次からご確認ください。

2.連載の目次

SharePointポータル作成入門 1:サイトの作成
・SharePointポータル作成入門 2:コンテンツの作成(リスト) (※本記事)
・SharePointポータル作成入門 3:コンテンツの作成(ライブラリ)
・SharePointポータル作成入門 4:トップページの編集
・SharePointポータル作成入門 5:アクセス権限の設定

※残りは今後公開予定

3.リストとは

リストとは、データのコレクションを特定のユーザーと共有する場所です。

次の記事で説明予定のドキュメントライブラリはドキュメントファイルに特化した共有場所ですが、リストはファイルの共有も、文字ベースでの情報共有も可能となっています。

入力できるデータの種類

リストでは入力項目を好きに決めることができます。

たとえば、テキストボックス、カレンダー、ユーザー情報、選択肢など、様々な種類が用意されており、添付ファイルも追加することが可能です。
実際にどのようなデータの種類があるかは後述(リストの編集)で説明しているので、確認してみてください。

リストの用途例

リストの用途は多岐にわたりますが、一例を記載します。

・備品管理
・お知らせ(掲示)
・社内Q&A
・日報管理

これに限らず、リストは入力項目の組み合わせで多種多様な使い方ができます。
これから説明する作成・編集方法を参考に作ってみてください。

リストを作成する

それでは、さっそくリストを作ってみましょう。

まず、サイト右上に表示される歯車からサイトコンテンツを開き、左に出てくる「+新規」からリストを選択します。

そして表示されたポップアップから適当なものを選択します。

どのテンプレートを使用すべきかわからないような時は、一番左上の「空白のリスト」を選んで自身でカスタマイズしていくことをおすすめします。

最後にリストの名前を入力し、必要に応じてリストの説明文を記入やサイトナビゲーションに表示させるかどうかのチェックを変更して作成となります。
リストの名前は必ず半角英数字にしてください。
※リストの名前自体は後で日本語に変更することが可能です

リスト作成は以上で完了です。

リスト作成時の注意点

作成自体は容易に行えますが、注意すべきポイントがいくつか存在します。

作成後のテンプレートの変更はできない

以前の記事で、サイトの作成では後からテンプレートの変更ができると記載しましたが、リストにおいてはテンプレートの変更ができません。
テンプレートを使用して作成された入力項目などを一つずつ編集することは可能ですが、テンプレート自体を変更し、一気に修正するというようなことはできませんのでテンプレートから作成する際は注意が必要となります。

作成後のURL変更はできない

リストのURLも作成後の変更はできません。
作成時に入力した名前がURLに使われる文字列となるため、必ず半角英数字でリストの名前を入力し、日本語にしたい時は作成後に編集するようにしてください

リストを編集する

リストはほとんどの場合、作成したそのままの状態で使うことはありません。
名前の変更や入力項目の追加など、活用にあたって必要な編集内容を下記にまとめました。

1.名前を変える

リストの名前を変更する方法は通りあります。

1.1 リストの名前だけ変更する

リストの名前だけ変更できれば良いという時は、リストを開いてリスト名をクリックします。

クリックすると変更用の入力フォームが表示されるので、変更したい名前を入力して保存すれば変更が反映されます。

1.2 リスト名の他に説明やサイトナビゲーションへの表示も変更する

リストの説明やサイトナビゲーションへの表示も変更したい時は、リストの画面の右上にある歯車から「リストの設定」を開きます。

全般設定の中から「リスト名、説明、ナビゲーションの列挙」へ移動します。

そして変更したい内容を入力し、保存すると反映されます。

2.権限を編集する

リストにアイテムを投稿・編集する人やアクセスできるユーザーを変更したい場合、リストの設定から「このリストに対する権限」を開きます。

変更したい権限を持つ各グループを選択し、ユーザーの追加あるいは削除を行って権限の付与やはく奪を行うことができます。
権限を親から継承している場合にグループのユーザーを変更すると、他のページにも権限の変更は反映されますのでご注意ください。

3.入力フォームの項目を作成する

リストにアイテムを作成する際に必要となる入力項目もリストの設定画面から作成します。
画面真ん中あたりに表示される「列の作成」を選択してください。

作成したい項目の種類(テキスト入力、選択肢、日付など)を選択の上、項目の名前を入力、必須入力項目にするのかなどの設定を決めて保存すると、リストに入力項目が作成されます。

4.入力フォームにおける列の順番を入れ替える

入力フォームに表示される列の順番は基本的に作成された順となりますが、入れ替えることも可能です。
順番を変更したい時はリストの設定から「列の順序」を選択します。

遷移した画面が現時点でのフォームの並び順となっているので、変更したい項目の並び順を適当な数字に入れ替え、OKを選択することでフォームの並び順に反映されます。

まとめ

本記事ではSPOでのサイトコンテンツ(リスト)作成およびその編集方法を解説しました。
弊社ではサイト作成の代行やここには掲載していない各種カスタマイズも可能ですので、下記のサイトからぜひご相談ください。

関連サイト

SharePoint 移行/活用 | 株式会社テンダ