株式会社テンダは、Notes/Dominoからのデータ移行を支援する「Notes文書データ抽出ツール」の提供を2024年2月1日より開始いたしました。
今回は「Notes文書データ抽出ツール」に関する、購入検討時、購入後によくある質問と解答をご紹介します。
ツール購入検討時の質問
Q. ツールを利用する上で、Dominoのバージョンには制限はありますか？
A. Notesクライアント上で動作するものなので、Dominoバージョンに制限はありません。
Q. ツールを複数人で利用することは可能ですか？
A. ツールをコピーして、複数人で同時利用いただくことは、問題ありません。 ただし、コピーしたツールの利用が可能な場所は、１企業のネットワーク内に限らせていただきます。
Q. 購入前にツールを試用することは可能でしょうか？
A.はい、試用版ツールを用意しておりますので、そちらでお試しいただくことが可能です。
ただし、試用版ツールには以下の制限事項がございます。
●試用版ツールの制限事項
抽出可能なデータ件数は、抽出元Notesアプリケーションの１フォーム当たり20件までとなります。
※画面操作、ログ出力につきましては、製品版と同等となります。
試用版ツールにて抽出時にエラーが発生した場合、サポートの対象外とさせていただきます。
Q. ビューにない項目も、抽出可能ですか？
A. はい、抽出可能です。（標準で、フォームに含まれるすべての項目の値を抽出します）
Q. ツール実行時に生成されるCSVファイルは、どの単位で生成されますか？
A. データ抽出元のデータベース(nsfファイル)に含まれるフォーム毎に生成されます。
Q. このツールで抽出できない要素は何ですか？
A. Notesオブジェクト(ボタンコントロール、ビューなど)、OLEオブジェクト(Excel、Wordなどの埋め込みデータ)は抽出不可となります。
Q. データ抽出にかかる時間の目安はありますか？
A. 抽出対象を「すべて（CSV・添付ファイル・リッチテキスト）」とした場合、1時間あたりの抽出件数は約1,850文書となります。
抽出対象を「CSV」とした場合、1時間あたりの抽出件数は約50,400文書となります。
※動作するPCのスペックにより差異は発生します。
Q. ツールを利用するうえで事前に必要となるソフトウェアは何ですか？
A. ツールを利用するにあたり、必要となるソフトウェアは以下の通りです。
・Notesクライアント(7～11/Basic版)
・Microsoft Officeあるいは Microsoft 365 Apps
Q. Notesデータベースに含まれる入力フォームレイアウトは抽出可能でしょうか？
A. いいえ、Notesデータベースに含まれる入力フォームレイアウトは抽出不可となります。
ツールを購入されたお客様からの質問
Q. サーバー上で稼働中のデータベースを抽出元として選択可能ですか？
A. サーバー上で稼働中のデータベースを選択した場合、文書の編集とデータ抽出がバッティングし、抽出エラーの原因になることが想定されます。
上記の理由から、データベースをローカルにコピーの上、コピーしたデータベースを選択することを推奨いたします。
Q. ツールの製品版は利用人数分の購入が必要ですか？
A. いいえ、企業単位のライセンスとなりますので、１ライセンスを購入いただければ、それを複数名でご利用いただいても問題ありません。
Q. CSVファイルに抽出される項目は何ですか？
A. 文書に登録されている全てのフィールド値、フォーム名、文書ID（返答文書は親文書IDも）、作成者・作成日時・最終更新者・最終更新日となります。
・プルダウンなどで選択肢に値と表示名を持っているようなフィールドは、値を抽出します。
・リッチテキストフィールドは、文字列のみを抽出します。
・文書に紐づくフォームに存在しない（以前は存在していたが、後から削除した）フィールドの値も文字列のみを抽出します。
Q. CSVファイルに抽出される項目を指定して、カスタマイズすることは可能ですか？
A. はい、カスタマイズ要件（CSVフォーマット等）をいただければ、抽出される項目をカスタマイズすることは可能です。（有償になります）
例)添付ファイル名を抽出されるCSVファイルに含めるカスタマイズ
Q. ツールで抽出する前に、抽出のためのビューを作る必要はありますか？
A. いいえ、ビューの作成は不要です。
まとめ
今回はNotes文書データ抽出ツールに関する、購入検討時、購入後によくある質問を紹介しました。以下の記事も併せて、参考情報として活用していただければ幸いです。
