本記事では、株式会社テンダが提供するShareGateの機能の一つである「ShareGate Protect」を通じて、サイトやTeamsチームの運用管理を効率化する方法についてご紹介します。
サービス概要：ShareGate ProtectでSharePoint/Teamsのセキュアな運用管理
ShareGate Protectの主な機能
ShareGate Protectには、主に4つの機能が備わっています。今回はその中から「Policies機能」と「Manage機能」を使って、サイトやチームを管理する方法を見ていきましょう。
Policies機能について
Policies機能では、独自のポリシーを設定してサイトとチームを管理できます。
※本機能はチーム・チームサイト（Microsoft 365 Group 接続あり）のみ、適用可能です。
設定可能な独自のポリシー
設定可能な独自のポリシーは下記の4つです。
- 非アクティブなサイト・チームの検知
- 外部共有レビュー
- 目的タグ
- 機密タグ
非アクティブなサイト・チームの検知
このポリシーでは、設定した日数(1~999日)の間にアクティビティがないサイトやチームを検出します。
検出されたサイト・チームの所有者には、メールまたはTeamsメッセージでアラートが送信されます。アラートの詳細については、次の項でご紹介します。
外部共有レビュー
このポリシーは、外部共有リンクの発行状況やゲストがいるサイト・チームを管理します。
設定したサイクルに基づき、所有者には外部共有状況のレビューを促すアラートが送信されます。
目的タグ
このポリシーでは、サイトやチームの利用用途や目的を管理します。
例えば、「部門」「社内プロジェクト」「外部プロジェクト」などのタグを用意することによって、利用用途を明確にし、サイトの整理整頓などで活用することもできます。
また、目的タグごとに「非アクティブ検出」の日数を設定できるため、利用用途に合わせてカスタマイズ可能です。
機密タグ
このポリシーでは、サイトやチームの機密度を管理します。
機密タグごとにゲストユーザーの参加可否やプライベートレベルを設定できるため、ガバナンスを遵守した環境を維持できます。
例えば、機密タグ「社外秘」を用意し、“ゲストユーザー参加不可”という設定をおくことによって、ユーザーが誤ってゲストを招待してしまうなどのヒューマンエラーを回避することができます。
また、外部共有状況のレビューサイクルを設定することで 、運用面での効率化も期待できます。
所有者へのアラート通知
前項でご紹介したとおり、非アクティブなサイトやチームを検出した時や外部共有状況をレビューする時期になると、所有者にアラートが送信されます。（アラートをオフにすることも可能）
非アクティブなサイトやチームを検出した場合は、所有者にアクションを促すことができ、サイトなどの整理も同時に行うことができます。
求められるアクション
- Archive（アーカイブ）
サイト・チームは削除され、Azureストレージにアーカイブされます。 - Keep（保持）
削除もアーカイブもされず、サイトやチームはそのまま残り続けます。 - Delete（削除）
サイト・チームは削除されます。アーカイブもされないので、サイト内のデータも削除されます。
不要なサイト・チームはSharePointの容量を圧迫します。所有者への確認は時間的に困難です。
そういった時に所有者側でアクションを決定してもらえれば、IT部門の負担が大幅に軽減されることが期待できます！
Manage機能について
Manage機能では、サイトやチームを一元管理することができます。
特に、Policies機能で設定した独自のポリシーを活用することで、運用管理の効率化とガバナンスの強化を実現します。
※本機能はチーム・チームサイト（Microsoft 365 Group 接続あり）、一部コミュニケーションサイトで利用可能です。
サイト・チームの管理
Manage機能では一般的なサイトやチームの管理である、権限設定やプライバシー設定などの管理も可能です。
また、サイトやチーム内の共有リンク発行状況を確認できるため、不要なリンクを削除し、セキュアな環境を維持することができます。
ポリシーを基にサイト・チームを一覧管理
Manage画面ではポリシーを基にサイトやチームを一覧表示されます。
例えば、非アクティブなサイトやチームを一覧表示することによってSharePoint・Teams管理者側で非アクティブ対象を整理することができます。
一覧表示できるサイトやチームの項目は以下の5つです。
- 所有者なし
- 非アクティブ
- 目的タグなし
- ゲストや外部共有リンクが発行されている
- 機密タグなし
上記以外にもフィルターをかけて、該当のサイトやチームを検索することも可能です。
まとめ
「Policies」機能と「Manage」機能を組み合わせることで、SharePointやTeamsの運用管理がより効率的になります。
Microsoft 365 標準機能だけではカバーしきれない運用負担を大幅に軽減できるため、日常の管理業務が各段にスムーズになります。
ぜひ、ShareGate Protectを活用して、管理作業の効率化とガバナンス強化を実現してください。
また当社ではShareGateの販売に加え、お客様を支援するさまざまなサービスも提供しております。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
