Notes文書データ抽出ツールの使い方と活用法

株式会社テンダは、Notes/Dominoからのデータ移行を支援する「Notes文書データ抽出ツール」の提供を2024年2月1日より開始いたしました。

今回は「Notes文書データ抽出ツール」の機能についてご紹介いたします。

「Notes文書データ抽出ツール」とは？

「Notes文書データ抽出ツール」は、Notesデータベースの文書データや添付ファイルを退避し、移行先プラットフォームで容易に再利用できるようにするツールです。
Notes文書データや文書データ内の添付ファイル、文書データ内のリッチテキストを抽出対象です。文書データ内の「作成日」、「最終更新日」を条件とし、絞り込んだ上での抽出も可能です。

機能の詳細は以下の通りです。

「Notes文書データ抽出ツール」の機能

出力形式

#	Notes DBのデータ	出力形式
1	文書データ	CSV形式
2	文書データ内の添付ファイル	添付ファイルの形式に沿ったファイル形式 (PDF、Excel、Word、PowerPoint、Text、Visio形式対応可能)
3	文書データ内のリッチテキスト	HTML形式

具体的な出力のイメージは以下の通りです。

1.文書データ→CSVファイル

2.文書データ内の添付ファイル→添付ファイルの形式に沿ったファイル形式

3. 文書データ内のリッチテキスト→HTML形式

フィルター機能

本ツールでは主に2種類の絞り込みによるデータ抽出が可能です。

1.日付による絞込み

文書データの作成日、または最終更新日を条件とした絞り込みが可能です。
「作成日」または「最終更新日」を選択し、「絞込開始日付」と「絞込終了日付」を設定することで、「絞込開始日付」から「絞込終了日付」までの対象となる文書データを抽出することができます。

2.データの種類による絞込み

抽出データの種類による絞り込みが可能です。
絞り込みの選択肢と、それぞれの出力対象は以下の通りです。

①すべて
・文書データ内のフィールド内のデータをまとめたCSVファイル
・文書データ内の添付ファイル
・文書データ内のリッチテキストフィールドをまとめたHTMLファイル

②CSVのみ
・文書データ内のフィールド内のデータをまとめたCSVファイル

③添付ファイルのみ
・文書データ内の添付ファイル

④リッチテキスト(添付ファイル込み)
・文書データ内のリッチテキストフィールドをまとめたHTMLファイル

※抽出したいnsfファイルが複数である場合は、事前に抽出したいnsfファイルパスをまとめたCSVファイルを用意することで一括での抽出が可能です。

Notes文書データ抽出ツールの動作環境

以下のソフトウェアが動作するクライアントPCを用意する必要があります。

加えて、次の条件を確認ください。

データ抽出元のnsfファイルサイズの4～5倍に相当するディスク空き容量を確保することを推奨します。
Notes 8.0.x以降は、Basic版をインストール、あるいはBasicモードで起動した上でツールを実行することを推奨します。
Word、Excel、PowerPointが利用できる必要があります。
Officeクライアントのトラストセンター – マクロの設定にて、マクロが有効化されていること（「すべてのマクロを有効」あるいは「デジタル署名されたマクロを除き、すべてのマクロを無効にする」が選択されていること）

制限事項

抽出可能なNotes文書の要素は、以下の通りです。

※移行可…〇　移行可（一部制限あり）… △　移行不可…✕

抽出可能なNotesリッチテキストの要素は、以下の通りです。

移行可…〇　移行可（一部制限あり）… △　移行不可…✕

加えて下記の点にご留意下さい。

Notes8.0.x上でツールを使用する場合、Basic版をインストール、あるいはBasicモードで起動した上でツールを実行することを推奨します。
※通常モードで起動してツールを実行した場合、リッチテキスト抽出処理中に異常終了してしまう場合があります。
リッチテキストの文字数が64KBを超える場合、リッチテキストの抽出に失敗する場合があります。
データ抽出先のファイルパスの文字数が多い（目安として256字以上）場合、添付ファイルの抽出に失敗する場合があります。
お客様自身でツールをカスタマイズしていただくことも可能です。ただし、ツールの不具合が発生した際にお客様自身でカスタマイズしたものと見受けられた場合、ツール利用サポートの対象外とさせていただきます。