本記事では、Microsoft 365の一部であるOffice ScriptsとPower Automateを活用して、Formsで入力された申込情報を自動的にPDF化し、SharePointに保存するシステムの構築方法を解説します。
目次
- Office Scriptsとは？
- システムの概要
- 事前準備
- Office Scriptsの構築
- Power Automateフローの全体像
- Power Automateフローの各種設定
- 動作確認
- まとめ
1. Office Scriptsとは？
Office ScriptsはExcel Onlineでの作業を自動化し、作業効率を向上させるための便利なツールです。たとえば、データを特定の形式で整理したい場合や、定期的にレポートを生成したい場合、Office Scriptsを使うことで、手動で行うことなく自動で処理を実行できます。
似たようなツールにVBAがありますが、VBAはデスクトップ版のExcelで動作するのに対し 、Office Scriptsはクラウド版のExcelで操作する点が大きな違いです。
2.システムの概要
今回、Formsで記入した申込内容を元に申込書をPDFで出力し、SharePointに格納するシステムをPower Automateで構築しました。システム全体の流れは下図の通りです。
▼Forms
ユーザーが記入するための入力フォームです。
▼SharePoint
申込書の雛形(Excelファイル)の格納先という役割とPower AutomateでPDF変換したファイルの格納先の役割を持っています。
▼OneDrive
Power Automateでは、SharePoint上でPDF変換する処理ができないため、OneDrive上でPDF変換を行います。また、申込書の雛形を編集する場所の役割を持っています。
▼Office Scripts
Formsで入力した値を、申込書の雛形をコピーしたExcelに書き込む役割を持っています。
▼Power Automate
SharePoint、OneDrive、Office Scriptsと連携して図の処理を実行する役割を持っています。また、Formsでの回答保存をトリガーに起動させます。
▼SharePointリスト
ドキュメントを検索する役割として用意します。
以下はSharePointリストのイメージです。
3.事前準備
Power AutomateとOffice ScriptsはMicrosoft 365のライセンスを所持していれば利用できます。 システム構築前に必要な準備について下記に記載します。
解説の続きは、Qiitaの記事をご覧ください。
