株式会社テンダでは、お客様のご要望にあわせて様々なデザイン・コンテンツを含んだポータルサイトをSharePoint Online（以降、SPO）でオーダーメイド方式にて作成し、販売しています。
本記事ではSPOによるポータルサイトはどのようなものなのか、作成の過程や手順と共にご紹介します。
はじめに
1．はじめに
本記事はSPOでポータルサイトを作成するための基礎知識をまとめた連載ブログの第一回目です。サイトの作成やサイトの種類の説明といった、利用開始に関する説明をいたします。
コンテンツの作成やサイトのデザインを編集する方法については、別の記事にてご紹介しております。
2．連載の目次
・SharePointポータル作成入門 1：サイトの作成作成（※本記事）
・SharePointポータル作成入門 2：コンテンツの作成（リスト）
・SharePointポータル作成入門 3：コンテンツの作成（ライブラリ）
・SharePointポータル作成入門 4：トップページの編集
・SharePointポータル作成入門 5：アクセス権限の設定
※今後公開予定
SPOによるサイト作成のメリットとデメリット
サイトを作成する前に、社内ポータルサイトをSPOで作成することのメリットとデメリットについて代表的なものをまとめました。
１．SPOでサイトを作るメリット
1.1 HTMLの知識が不要＋直感的なサイト作成
下図はトップページのリンク（下図ではナビゲーションと表示）のデザインを変更している時のキャプチャです。
SPOではこのように「この機能を使うのか」「デザインはどのような形にするのか」「どこに遷移するのか」を選択あるいはURLを貼り付けるだけでデザインが自動で切り替わります。
リンクのタグも、デザインのタグも、自身で書く必要はありません。
1.2 クラウドでのドキュメント管理＋権限による各種制限
下図はSPOサイト内のドキュメントライブラリに保存したWordを開いた時のキャプチャです。
通常のファイルを開いた時と同様の編集がクラウド上で行うことができ、自動保存されるため、在宅時など限られたネットワーク環境でも確認・編集が可能となります。
なお、権限の設定次第でファイルの編集や削除が可能・閲覧のみが可能など個々のアカウントへ制限をかけることもでき、誤って削除した際も一度SPOのごみ箱に入るため復元が容易となっています。
1.3 短期立ち上げが可能
通常、ポータルサイトを作成しようとなるとページ・システムごとにコーディングを要するためデザインの考案から構築・運用開始までに多くの時間と手間がかかります。
しかし、SPOで作成する場合は1.1でお伝えしたようにHTMLの知識を必要とせず、ある程度の枠組みがそろったシステムを編集するため短時間且つ少ない労力でサイト・サイト内の各種システムを作成することが可能です。
1.4 Microsoft 365ツールとの連携が容易
Microsoft 365のツールの１つであるSPOは他のツールとの連携が簡単に行えます。1.2でお伝えしたようなWordなどの各種ドキュメントをサイト上で作成・編集していくことはもちろん、TeamsやOneDriveも連携可能なため、ドキュメント管理が非常に容易となっています。
２．SPOでサイトを作るデメリット
2.1 デザインの自由度に制限がある
メリットのところでお伝えしたように、SPOではHTMLなどの知識がなくとも直感的なサイト作成・編集が可能です。
そのため用意されているデザインには限りがあり、全てご要望通りにデザインする際にはプログラミングの知識が多少必要となる可能性や、そもそもSPOの機能では実現し得ない場合もあります。
2.2 簡易的なアクセス解析
ポータルサイトを作成するからには稼働状況を調べたい時があるかと思いますが、SPOに用意されているアクセス解析は非常に簡易的なものとなります。
使い勝手としてはあまりよくありませんが、最低限必要な情報は確認することが可能です。
サイトの作成
まずは、サイトの作成を行う必要があります。
※下記に記載したサイトの作成を行えない権限の方は、社内のMicrosoft 365を管理されている方にお問い合わせください
１．サイトの作成
Microsoft 365にサインインし、画面左上に表示されているタイルマークのアイコンを選択し、表示されるアプリからSharePointを選択します。
遷移した画面の左上にある「＋サイトの作成」を選ぶと下図のようなポップアップが表示されます。
チームサイトかコミュニケーションサイトか、作成したい方を選びます。
２．サイトの用途に合わせた設定の選び方
チームサイトとコミュニケーションサイト、どちらを作成すべきか、についてはサイトの用途に合わせて判断をしてください。
ざっくりとした違いは下記の通りです。誰が見るサイトで誰がコンテンツを作っていくのかという点を必ずご確認ください。なお、本記事では社内ポータルサイトを想定しているため、コミュニケーションサイトで作成しています。
チームサイト
・部門ごと、プロジェクトごとなど比較的限られたメンバーがアクセスするサイト
・コンテンツの作成（リストへの投稿・ファイルの格納など）を全員で行いたい
コミュニケーションサイト
・全社員など多くの人にアクセスしてほしいサイト
・コンテンツの作成は限られたメンバーでのみ行いたい
３．テンプレートを選択
サイトに使用するテンプレートを選択します。
Microsoft側で用意してくれているテンプレートもしくは社内で作成されたサイトデザインテンプレートを選ぶことができます。
表示されているテンプレートはコミュニケーションサイトのもので、チームサイトの場合は異なりますが複数のテンプレートが用意されているのは同じです。
コミュニケーションサイトの場合、「空白」というテンプレートが用意されているので何もデザインされていない状態から始めることもできます。
ここで選んだテンプレートについてはサイト作成後の変更もできますし、テーマカラーだけ変えたいといったカスタマイズも行うことが可能です。
４．サイトに名前を付ける
デザインが決まると、サイト名を入力する画面に切り替わります。
サイト名に文字を入力すると下図のように使用できる名前かどうかの判定が行われます。サイト名がアルファベットだった場合には自動でサイトアドレス（URL）にも同様の文字が入力されます。
サイト名に平仮名・漢字が含まれる場合には自動で入力されませんので、適当なアルファベットを自身で入力してください。
ここで決めたサイト名や説明は変更が可能ですが、サイトアドレス（URL）は一度作成すると変更が不可能になります。今後作成するすべてのコンテンツにも引き継がれますので、ご注意ください。
５．言語の設定
サイト名・URLが決まると最後に言語設定を行います。
記載の通り、作成後に変更はできなくなりますのでこちらも注意してください。
全て問題なく入力が完了していたら右下の「サイトの作成」を選び、サイトの作成が完了となります。
まとめ
本記事ではSPOでのサイト作成におけるメリット・デメリットをまとめた上で、サイト作成の最初の手順となる作成を解説しました。
弊社ではサイト作成の代行や各種カスタマイズも可能ですので、下記のサイトからぜひご相談ください。
