弊社では、自社システムの利用状況を可視化し、毎週レポートとして作成しています。自社サーバーから送られるデータを都度手動でダウンロードしてレポートへ反映するため、更新のたびに多くの工数が取られていました。そこで、Power Platformを使ってレポート更新作業の全自動化し、工数削減を実現しました。
課題
- 自社のサーバーからメールで送られてくるデータファイルを、担当者が手動で自身の端末へダウンロードし、Excelで集計や加工作業を行ってレポートを作成していた。
- レポートの作成に工数を取られるため、他の業務が滞っていた。
施策
- MicrosoftのPower Automateを使ってデータのダウンロードを自動化
- MicrosoftのPowerBIを使ってデータの集計・加工作業を自動化し、レポートを自動更新
効果
- レポート作成にかかる手間がほぼゼロになり担当者の負担が軽減した（年間で約100時間の削減）。
- レポート更新のタイムラグがなくなったことで、常に最新のデータを確認できる状態になった。
Microsoft Power Platformのサービス
| 名前 | 説明 |
|---|---|
| Power Automate | マイクロソフト社が提供するRPAツールで、パソコン作業を自動化できるツールです。業務アプリケーションプラットフォームであるPower Platformのうちの一つに含まれており、プログラミングを必要としないため（ノーコードツール）、技術者でなくても自動化システムが作成できるようになっています。 |
| Power BI | マイクロソフト社が提供するBIツールです。BIとは、Business Intelligenceの略で、企業が持つ多くのデータを収集・加工・分析するプロセスや方法を総称したものです。Power BIも先述のPower Platformに含まれており、ノーコードであらゆるデータソースと連携した処理が実現できるため、データサイエンティストなどがいなくてもデータ活用ができるようになります。 |
課題：分析レポート業務が属人化。工数も大きい
これまで、自社のサーバーからメールで送られてくるデータファイルを、担当者が自身の端末へダウンロードし、Excelで集計や加工作業を行ってレポートを作成していました。そのため、担当者への依存度が高く、レポートの作成に工数を取られるため、他の業務が滞ってしまっていました。
施策：Power Platformを活用し、レポート作成を自動化
PowerPlatformを活用すれば、すべての問題が解決できると考え、導入することにしました。
自動化を実装したのは以下の2点です。
- MicrosoftのPower Automateを使ってデータのダウンロードを自動化
- MicrosoftのPower BIを使ってデータの集計・加工作業を自動化し、レポートも自動更新
今回実装した自動化システムでは、社内サーバーからメールを受信したことをトリガー(①)にして、メールの添付ファイルがダウンロードされ、SharePointへファイルが自動でアップロードされます(②)。
また、Power BIレポートが参照するデータを自動更新（毎朝）するよう設定にすることで、SharePointに格納されたデータを自動で読み込み(③)、レポート内のデータが自動で更新される(④)という仕組みになっています。
効果：レポートを起点とした業務のスピードアップとストレス軽減
Power Platformを活用した自動化により、レポート作成にかかる手間がほぼゼロとなり担当者の負担軽減が実現できました（年間で約100時間の削減）。
また、レポート更新のリードタイムがなくなったことで、レポート閲覧者は待ち時間なく最新データを確認できるようになり、担当者は共有の手間や利用者とのやり取りの手間が省け、双方のストレス軽減にもつながりました。
