株式会社テンダでは、お客様のご要望にあわせて様々なデザイン・コンテンツを含んだポータルサイトをSharePoint Online（以降、SPO）でオーダーメイド方式にて作成し、販売しています。
SharePointに精通したエンジニアが徹底サポート！
https://mssp.tenda.co.jp/sharepoint_migration/
本記事ではSPOによるポータルサイトはどのようなものなのか、作成の過程や手順と共にご紹介します。
はじめに
1．はじめに
本記事はSPOでポータルサイトを作成するための基礎知識をまとめた連載ブログの第三回目であり、ポータルサイト活用に必要不可欠なサイトコンテンツの作成方法を記載しています。
サイト作成時にデフォルトで作成されるものもありますが、それ以外にユーザーが追加する代表的なコンテンツとしてライブラリの作成および運用方法を下記にまとめました。
他のコンテンツの作成やサイトのデザインを編集する方法については別の記事にてご紹介しておりますので、下記の目次からご確認ください。トップページの編集は次の記事で紹介予定です。
2．連載の目次
・SharePointポータル作成入門 1：サイトの作成
・SharePointポータル作成入門 2：コンテンツの作成（リスト）
・SharePointポータル作成入門 3：コンテンツの作成（ライブラリ） （※本記事）
・SharePointポータル作成入門 4：トップページの編集
・SharePointポータル作成入門 5：アクセス権限の設定
※残りは今後公開予定
３．ライブラリとは
ライブラリの作成・運用方法の解説の前に、ライブラリとは何か、を説明します。
ライブラリとは
ライブラリとは、特定のユーザーとファイルを共有する場所です。
別記事で説明しているリストはどちらかというと文字ベースでの情報共有がメインですが、ライブラリはWordやExcelといったファイルを共有し、時には複数ユーザーで編集を行うことが可能です。
管理できるファイルの種類
ライブラリでは様々なファイルを保存することができます。
たとえば、Word、Excel、PowerPointなど、代表的なファイルはもちろん、リンクの掲載にも対応しています。
フォルダーを作成して、細かな用途ごとに置き場を管理することも可能です。
ライブラリの用途例
ライブラリの用途は多岐にわたりますが、一例を記載してみました。
・規程集
・テンプレート置き場
これから説明する作成・編集方法を参考に作ってみてください。
ライブラリを作成する
サイト右上に表示される歯車からサイトコンテンツを開き、左に出てくる「＋新規」からドキュメントライブラリを選択します。
表示されたポップアップから適当なものを選択します。
どのテンプレートを使用すべきかわからない時は、一番左上の「空のライブラリ」を選んで自身でカスタマイズしていくことをおすすめします。
最後にライブラリの名前を入力し、必要に応じて説明文を記入したりサイトナビゲーションに表示させるかどうかのチェックを変更して作成となりますが、ここで入力する名前は必ず半角英数字にしてください。
※ライブラリの名前自体は後で日本語に変更することが可能です
作成自体は以上で終了となり、とても少ない手順で行うことができます。
ライブラリ作成時の注意点
作成自体は容易に行えますが、注意しなければならないポイントがいくつか存在します。
作成後のテンプレートの変更はできない
以前の記事で、サイトの払い出しでは後からテンプレートの変更ができると記載しましたが、ライブラリにおいてはテンプレートの変更ができません。
テンプレートを使用して作成された入力項目などを一つずつ編集することは可能ですが、テンプレート自体を変更し、一気に修正するというようなことはできませんのでテンプレートから作成する際は注意が必要となります。
作成後のURL変更はできない
ライブラリのURLも作成後の変更はできません。
作成時に入力した名前がURLに使われる文字列となるため、必ず半角英数字でライブラリの名前を入力し、日本語にしたい時は作成後に編集するようにしてください。
ライブラリを編集する
ファイルを格納するだけであれば、ドキュメントライブラリにおいては作成後すぐに使い始めることも可能です。
しかし、部門ごと・用途ごとのフォルダー作成などが必要な場合、下記を参考にライブラリを編集してから使い始めることをおすすめします。
１．名前を変える
画面の右上にある歯車から「ライブラリの設定」を開きます。
ライブラリの名前を変更する画面が表示されるので、適宜名前を入力して保存すると変更内容が反映されます。
２．権限を編集する
ライブラリにファイルをアップロード・編集する人やアクセスできるユーザーを変更したい場合、リストの設定から「このドキュメントライブラリに対する権限」を開きます。
変更したい権限を持つ各グループを選択し、ユーザーの追加あるいは削除を行って権限の付与やはく奪を行うことができます。
権限を親から継承している際にグループのユーザーを変更すると、他のページ（コンテンツ）にも権限の変更は反映されますのでご注意ください。
３．フォルダーを作成する
ライブラリの画面左側に表示されている「＋新規」からフォルダーを選択し、作成します。
表示されたポップアップにフォルダーの名前を入力し、フォルダーアイコンの色を選び作成を押下すると自動で作成されます。
なお、ここで入力する名前は半角英数字以外（平仮名や漢字など）を使用しても問題ありません。
名前・色共に後から変更することも可能です。
４．アイテムをアップロードする
ファイルをアップロードしたい画面（各フォルダーなど）に遷移した上で、新規ボタンの右隣りにある「↑アップロード」を選択します。
アップロードしたい内容（ファイル・フォルダー・テンプレート）を選び、表示されたポップアップからアップロードを行います。
フォルダーごとアップロードした場合はフォルダーの中にあるファイルだけでなく、フォルダーごとアップロードされます。
また、フォルダーの中にあるファイルは全てアップロードされますので、その点も留意してください。
５．ライブラリ上でアイテムを作成・編集する
ファイルをアップロードしたい画面（各フォルダーなど）に遷移した上で「＋新規」の中から作成したいファイルの種類を選択します。
編集の場合は編集したいファイルを選択すると編集画面に遷移します。
通常のファイル作成と同様の編集ツールが存在するので、好きにファイルを作っていきます。
ファイル名の変更は、左上に表示されているアイコンの右隣りをクリックすることで変更用のポップアップが表示される仕組みとなっています。
ファイルの保存は自動で行われるため、作成が終われば画面を閉じるなりして離脱して構いません。
まとめ
本記事ではSPOでのサイトコンテンツ（ドキュメントライブラリ）作成およびその編集方法を解説しました。
弊社ではサイト作成の代行やここには掲載していない各種カスタマイズも可能ですので、下記のサイトからぜひご相談ください。
