Notesメール移行ツール導入事例：センコーグループホールディングス株式会社様

約8,000ユーザーのPCに保存されたNotesメール移行
テンダのツールにより、短期間で新しい環境へ

物流事業を中核として、幅広い事業を国内外で展開する企業グループ、センコーグループホールディングス株式会社では、働き方DXの一つとして、Notesから新たなグループウエアへのコラボレーション基盤移行プロジェクトを進めています。
その中で、ユーザーのPCに保存されたNotesメールの移行が課題となりました。対象は約8,000ユーザーに上り、データ量はテラバイトオーダーになります。同社DX推進部はツールを用いた移行を決断しました。

その際、同社は先行導入していたテンダの製品「Dojo」（*1）に関するサポート品質を評価していたため、メール移行についてもテンダのソリューションを採用することを決めました。その結果、短期間で対象メールを完全移行。ツールを使わなければエンジニア5名で4か月はかかるプロジェクトでした。移行によって、ユーザーはメールデータのローカル保存から解放されただけでなく、さまざまな端末からメールを閲覧できるようになり、利便性が大きく向上しました。
*1：「Dojo」はテンダが企画・開発・販売している、教材・マニュアル自動作成ソフト。

今回はプロジェクトをリードされた、センコーグループホールディングス株式会社の遠藤さん、メール移行の推進役となったセンコー情報システム株式会社の中島さんにお話を伺いました。

左：センコーグループホールディングス株式会社経営戦略本部 DX推進部 IT戦略担当係長の遠藤さん（プロジェクト推進担当）
右：センコー情報システム株式会社西日本一般システム開発部主任の中島さん（Notesメール移行推進担当）

[課題]
・メールを手動で移行すると工数とスケジュールが膨大になる
・メールを新たなグループウエアに移行しないと過去メールの参照に手間がかかる

[施策]
・Dojoでサポートを評価していたテンダのNotesメール移行ツールを採用
・万全な問い合わせ対応体制を確立し、移行を実施

[効果]
・短期間で対象メールの移行を実現
・ユーザーはメールのローカル保存から解放され、複数端末からの閲覧が可能に

物流事業を中心に、人々の生活を支援する企業グループ

センコーグループホールディングス株式会社は、物流事業を中心に、商事・貿易、ライフサポート、ビジネスサポート、プロダクトなど、多様な事業を国内外で展開する企業グループです。グループ会社の数は国内外合わせて170社以上に上ります。サプライチェーンの中心に位置する物流の強みを生かして、製造や販売でも新しい価値を生み出し、高齢化社会、健康、食、暮らしに関する事業で人々の生活全般を支援しています。同社は、2023年2月に経済産業省が企業のDXに関する自主的な取り組みを促すために行っている、DX認定制度を取得し、同社が掲げるDX戦略の実現に向け、デジタル化によるビジネス・サービスの変革を戦略的に推進し、新たな価値創造による競争優位性の獲得を目指しています。

約8,000ユーザーのPC保存Notesメールの移行を計画

同社ではコロナ禍を契機に、働き方DXを推進しています。その一つで、いつでもどこでも働けるクラウドオフィスを実現することを目的とした、Notesから新たなグループウエアへのコラボレーション基盤移行プロジェクトも進められています。

課題はNotesメールの移行でした。ユーザーのPCに保存されているNotesメールは、契約情報など企業活動する上で重要な内容が含まれていることが多く、大事なメール資産であるため、DX推進部としてもその移行は重要と考えました。しかし、対象は物流系グループ会社約8,000ユーザーで、そのデータボリュームは1人当たり1GBとしても8TBにまで上ります。そこで、ツールを活用したメール移行を検討することになりました。

「Dojo」のサポートを評価してテンダのツールを採用

同社はテンダのマニュアル自動作成ツール「Dojo」の6年来のユーザーでした。営業担当者と接する中で、テンダがNotes移行のソリューションを提供していることを知りました。他にもいくつかツールを見てみましたが、遠藤さんの気持ちは、テンダのツールへ傾きつつありました。

「初めて取り引きするパートナーなら、厳しくPoCを実施する必要があったかもしれません。しかし、テンダとは『Dojo』からのつきあいで気心が知れており、彼らのツールなら大丈夫だという確信がありました。多少急いでいることもあり、もう、テンダでいこうと。実際、発注してから利用開始までの対応スピード感も期待を裏切らないもので、この選択は間違いではなかったと思いました」

遠藤さんは選択の理由をこのように語ります。

万全な問い合わせ対応体制確立に注力

ツールの試用を開始したのは2021年6月。メール移行の推進役を務めたのは中島さんです。その後、約8,000ユーザーに一斉にツールを配布、同年9月よりユーザー主導のメール移行を開始しました。

今回のプロジェクトで特に工夫したのは、問い合わせ対応の体制です。ユーザーからの問い合わせや質問は、まず各社のITリーダーであるITインストラクターが引き受け、そこで解決できなければ、センコー情報システムのオフサイトサポート部へエスカレーション。それでも解決できない問い合わせ・質問を、グループウエア移行プロジェクトチーム経由で中島さんのチームが回答するようにしました。期間中、中島さんのチームに寄せられた件数は約200件で、問題が解決するまで徹底的に対応しました。

テンダの「Notesメール移行ツール」

短期間で約8,000ユーザーの対象メールを完全移行

結果的に、センコーグループホールディングスでは、約8,000ユーザーのNotesメールを、短期間で移行することができました。中島さんはテンダのNotes移行ツールの効果を次のように語ります。

「ツールを使わず、われわれだけで対応したとしたらどうなったか。アサインできる人員は5名程度なので、短期間ではとうてい移行できませんでしたが、ツールのおかげでかなりの効率化ができたということになると思います」

メール移行による効果は、ユーザー自身も享受しています。その1つは、メールのローカル保存から解放されたという点です。メールは大事な資産であるため、PCを乗り換えてもずっと持ち続けていた結果、PCのハードディスク容量を圧迫していました。それがクラウド側へ移ったため、快適に利用できるようになったのです。

もう1つは、メールが物理的な筐体に依存しなくなった点です。さまざまな端末からもメールデータにアクセスできるようになり、利便性が大きく向上しました。

テンダのレスポンスの速さを評価

「テンダのサポートには満足しています。満点です。」と、中島さん。さらに次のように語りました。

「レスポンスが速いんです。あるとき、金曜日の夕方にユーザーから問い合わせが来てしまったので、とりあえず投げておこう、と。月曜日に見てくれればいいというつもりで問い合わせをしたら、すぐに回答を返してくれました。おかげで、月曜の朝イチでユーザーに返事できて、われわれとしては助かりました。

この先、テンダに対してさらに期待することがあるとしたら、メール移行時に発生するエラー一覧とその対応策や、ITに詳しくない一般ユーザー向けの手順書などですね。こういうものがあったら、なおうれしいです。」

未来潮流をつくりだすためのDX戦略を推進

センコーグループホールディングスでは、今後5年を見据えたグループ全社「DX戦略」が正式に策定されました。

「このDX戦略では、全社業務の標準化や、これを進めることによる事業基盤改革の実現も目指しています。また、グループ会社が170以上社も存在するという強みを生かし、シナジーをどんどん高めて新たなビジネスモデルも創造していきたいと考えています。デジタルを活用しながら、当社のビジョン・ミッションで謳っているような未来潮流を作るというところが大きなテーマになっています。」

と、このように今後の展望を語る遠藤さん。テンダが支援させていただいたNotesメール移行も、まさにこのような未来潮流へ到るためのプロジェクトといえました。