第1回 Sharegateに関する「よくある質問」まとめ

こんにちは。今回も前回に続いてSharegateについての記事を投稿したいと思います。
弊社では、Sharegateの保守業務も行っております。基本的に、既にSharegateを購入いただいているお客様からのお問い合わせを受け付けております。
そこで、これまでのSharegateについてのお問い合わせの中から「よくある質問」としてピックアップしたものを、今後のブログで何回かにわたってご紹介します。

① ライセンスについて

「Sharegateを今までと違う端末で使いたいが、ライセンスはそのままでいいのか。」
「SharegateのライセンスをDeactivateする時の手順を知りたい。」など、ライセンスの扱い方に関する質問が複数寄せられました。
そこで、「ライセンスとは?」「Sharegateを実際に利用する時にライセンスをどう扱えばいいの?」
に対する回答をこちらで共有したいと思います。

ライセンス = Sharegateの利用権利みたいなもの
そして、”Activate”を行うことでライセンスを使用できるようになり、
”Deactivate”を行うことでライセンスを使用できない状態にします。

では、「使用できない状態にする」シチュエーションとは?
主に以下の2つです。

A. 今までSharegateを使っていた端末とは別の端末で使用したい時
→ 今まで使ってた端末でライセンスをDeactivateして、
別の端末でActivateすれば使えます。

B. Sharegateをアンインストールする時
→ 1シートのみご購入いただいたお客様は、アンインストールする前に
ライセンスをDeactivateする必要があります。そうでない場合は、
アンインストール前に必ずしもDeactivateする必要はありません。

バージョン5.22から [Manage User License]という機能が追加されています。
ライセンスキーをActivateしている他の端末からDeactivateする事が可能になりました。

こちらの機能の追加により、Sharegateのアンインストール前にDeactivate
し忘れても後からDeactivateする事が可能です。

A. について、通常のDeactivateの手順をご紹介します。

1. 左下の[Setting]をクリックします。
Sharegate Setting

2. 左側の[Licenses]をクリックします。
Sharegate Licenses

3. [Deactivate Product]をクリックします。
Sharegate Deactivate

4. 図のようなポップアップメッセージが出現します。[Deactivate]をクリックすれば
Deactivate完了です。
Sharegate Deactivate Finish

B. について、[Manage User License]の機能を使用した場合のDeactivate手順についてご紹介します。

1. 先ほどと同じようにこちらの画面に行き、[Manage User License]をクリックします
(この先はブラウザ上での操作となります)。
Sharegate Manage User License

2. Deactivateしたいライセンスの[Deactivate]をクリックします。
この後、「Deactivateしてもよろしいですか」といった確認メッセージは表示され
ず、すぐにDeactivateされます。

Sharegate Deactivate

ちなみに、購入したライセンスが5シートであれば、1つのライセンスで最大5人まで利用可能です。

② トライアル版について

「Sharegateのトライアル版にはどんな機能があるのか。」
「Sharegateのトライアル版は、ダウンロードしてからいつまで使えるのか。」など、トライアル版に関する質問も複数寄せられました。
そこで、「トライアル版ってどんなもの?」「どうやってダウンロードするの?」
に対する回答ををこちらで共有したいと思います。

トライアル版は、ダウンロードしてから15日間利用できます。
機能に関しては、Sharegate for Nintexと同等の機能を持っています。 Sharegate for Nintex はSharegate通常版より機能が多く、 Nintexの画面UIとワークフローを移行することができます。
その機能も含めて15日間で体験していただくというのがトライアル版の目的です。

利用期間以外にももう1つ制約があります。それは、たまに一部のアイテムやドキュメントがスキップされてしまうということです。

トライアル版のダウンロード~環境構築の手順も以下に記載します。

1. こちらからトライアル版をダウンロードします。
2. ダウンロードしたものをインストールします。
3. Sharegateを起動時にライセンスの入力画面が表示されます。
ダウンロード時に入力していたメールアドレスにライセンスが届いていますので、
そのライセンスキーを入力します。

③ 移行(マイグレーション)について

移行についての質問が最も多いのですが、今回はその中でも、「移行時の制限事項」に焦点を当てていきたいと思います。

「移行可能なアイテム数に制限はありますか。」という質問が複数寄せられました。
回答は「ありません。」ですが、移行するアイテムの数があまりに多いとそれだけ負荷がかかるため、移行に時間がかかるかもしれません。

移行時の負荷についての質問も多かったのですが、それはまた次回以降のブログで取り上げる予定でいます。
こちらに、移行時の制限事項が記載されています。

いくつか抜粋すると・・・
・ディスカッション掲示板リストを移行することはできない
・SharePointオブジェクト(リストやライブラリなど)の作成日は移行できない
・ワークフローのステータス、履歴、およびタスクを保持したままの移行はできない
といった制限事項があります。

いかがでしたでしょうか。
弊社に寄せられる質問を共有することで、「Sharegateを利用するお客様が少しでも楽に問題解決できれば」と思い、このシリーズを始めることになりました。
次回以降も読んでいただけてたら幸いです。

※今回記載した回答は、現時点での仕様をもとに作成しましたので、Sharegateのアップデートに伴い変更される可能性があります。

Sharegate 5.23アップデート内容のご紹介

はじめまして、テンダの明角です。
今回は先日アップデートされたSharegateの新バージョン5.23についてご紹介したいと思います。

今回のアップデートでは、主にSharegateの管理機能であるExplorerのUIが大幅に変更されました。
以下の画面を見ての通り、これまでは階層型のツリービュー表示でしたが、今回のバージョンアップでフラットビューになりました。
今までご利用頂いていたお客様は少し戸惑われるかもしれませんが、この変更に伴って便利な機能もありますのでご紹介したいと思います。
Sharegateアップデート情報
 

① 検索機能

この機能では、URLの文字列やページタイトル名などで検索が可能となります。
この機能により、目的のページを見つけやすくなります。
Sharegate 検索機能
 

② 階層の表示/移動

自分が現在参照している階層を表示し、かつ、階層の移動が可能になります。
以前のバージョンでも階層の確認や移動は可能でしたが、新しいバージョンの方が、確認範囲が狭くて済むということが特徴です。
Sharegate階層の表示・移動
Sharegate階層の表示・移動
 

③ フィルター機能

この機能は、オブジェクトの種類によって、表示/非表示を切り替えることができます。
例えば、[List]をクリックするとその階層内のリストのみを表示させることができます。
この機能により、「リストだけを検索したい」といった場合に「リストのみ」に絞り込むことができます。
Sharegateフィルター機能
 

④ 接続環境の切り替え

接続環境を登録すると、環境の切り替えがスムーズに行えます。
以前のバージョンでも可能ですが、以前は追加した接続環境が縦にどんどん追加される仕組みでした。
新しいバージョンでは左上に集約されるため、見やすくなっています。
Sharegate接続環境の切り替え
Sharegate接続環境の切り替え
 
如何でしたでしょうか。
画面のUIが大きく変更されましたが、便利な機能が増えているため、利用者としては大変使いやすくなっているかと思います。
また、Sharegateのメジャーバージョンアップが近々行われるという噂も小耳にはさみましたので、メジャーアップデートされた際は、変更点や新機能について配信したいと思います。

SharePointを活用した「施設予約システム」のご紹介

弊社では、SharePointを活用した企業内向けシステムを複数ご用意しております。
その中でも今回は、「施設予約システム」について軽くご紹介したいと思います。

■「施設予約システム」とは

「施設予約システム」とは、その名の通り、SharePointの機能を利用して「施設の利用予約をする」システムです。
他の利用との重複がないように予約情報を登録したり、該当日に該当施設が既に予約されているかどうかの確認をしたり・・・。
複数の施設を所有する組織が、施設の利用状況を管理しやすくするためのシステムです。
このシステムを導入することにより、施設の利用予定が被らないようにすることができますし、事前に予約可能な施設や時間帯が分かるため、利用したい施設を選ぶ際の時間を短縮できます。

■利用方法

施設を予約すると、タイムテーブルが表示されます。このタイムテーブルですが、優先して入手したい情報によって4種類に分かれます。
 
利用例①
「指定した日付に、どの施設が何時に予約されているのか一覧で確認したい」
以下のようなタイムテーブルですぐに確認可能です。また、深夜帯(24~早朝5時)を除いたものと、24時間丸々表示されるものの2種類のタイムテーブルをご用意しております。
 

 

利用例②
「指定した施設にどんな予約が入っているのか、月単位で確認したい」
以下のようなタイムテーブルですぐに確認可能です。
また、こちらも深夜帯を除いたものと、24時間丸々表示されるものの2種類のタイムテーブルをご用意しております。

 

 

また、タイムテーブル上で確認した施設や予約の情報をその場で参照・変更・削除することができます。
SharePoint標準機能のみですと、アイテムの参照・編集フォームはわざわざ「施設管理マスタ」リストや「予約管理」リストに遷移してから開かなければなりません。
しかし、こちらのシステムにおいては、余分なそのひと手間をかけることなく情報の参照・変更・削除が可能です。このように、予約情報をクリックするだけで予約情報の表示/編集フォームを表示できます。

 

 

同様に、予約情報の新規登録もタイムテーブルの上部の「予約登録」をクリックすることで可能です。


 

■導入のご案内

SharePoint標準の機能だけではなく、お客様の要望に合わせて所々カスタマイズされているシステムですが、
施設・予約情報の登録・編集・削除についてはSharePoint標準の操作方法で利用することができます。
SharePointを既に導入していれば簡単に利用することができる、この「施設予約システム」。
導入を検討したいというお客様は、ぜひお問い合わせください!
お問い合わせはコチラから

SharePoint でリンク集を実現するには

特に社内ポータルや部門ポータルなどでよくあるニーズに「リンク集」があると思います。 SharePoint でリンク集を作成する場合に思い浮かぶのは、アプリの場合だと「リンクリスト」「注目リンクリスト」、Webパーツの場合だと「コンテンツ エディター Webパーツ」「概要リンク Webパーツ」が挙げられると思います。
この中で「概要リンクWebパーツ」に関しては、サイトコレクションの機能で「発行インフラストラクチャ」がアクティブでないと利用できない事から、環境によっては利用できないので、今回は対象外とします。

■リンクリスト

リンクリストは古くから存在するアプリです。非常にシンプルなリストで、URL列にURLとリンク名を記載し、メモがあれば書くだけでリンクが作成されます。現時点では「新しい表示(モダンUI)」では設定できませんが、「クラシック表示」であればリボンメニュー内にリンクリスト特有の「アイテムの並び順の変更」があり、並び順をソート関係なく手動で変更する事が可能です。

もちろんグループ化も可能なので、リンクが多くても整理できますね。

シンプルにテキストリンクのリンク集を作成する場合はベストなのですが、一点大事な足りない機能を挙げるとしたら新しいタブ表示(target=”_blank”)ができない点です。多くのリンク集では同タブ遷移は好まれないので、新しいタブ表示ができる機能が標準では無いのは残念ですね。

■注目リンクリスト

このリストは SharePoint 2013 から新しく追加されました。簡単にタイルリンクが作成できるので重宝されている方も多いのではと思います。リンクリストの弱点だった新しいタブ表示にも対応しているどころか、ダイアログ表示内にリンク先を表示させる事も可能です。また、並び順はアイテムの「順序」列に数字を入力する事でソートされます。

ただ、強いて弱点を挙げるとすると、基本設定でのカスタマイズ性に乏しい点でしょうか。意外と一つ一つのタイルが大きい(150px × 150px)ので場所を取りますが、このサイズは変更できません。特に社内ポータルや部門ポータルのトップページの場合は、掲載すべきコンテンツが多いと思いますので、リンク集のタイル一つ一つが大きいのは厳しいと思います。
また、1行のみで2行以上には対応していません。横幅以上にタイル数がある場合は、カルーセルUIのように矢印アイコンでスライドされます。

■力技:コンテンツ エディター Webパーツ

最終的に要件を満たすリンク集を作成するのに、コンテンツ エディター Webパーツを配置し、HTMLやCSSで実装する方法もあります。新しいタブ表示も実現でき、サイズも思い通りに変更できます。

ただ、メンテナンス性に難がありますね。まずHTMLやCSSを理解している人がいないと管理ができません。イチイチページを編集しなければいけないです。1度作成したら何年も変更する事がない場合や、HTML知らない人でも編集できるようなマニュアルを用意するなら別ですが、やはりできれば上記の2アプリのように簡単にリンクを作成・編集・削除できる方が良いです。


さて、これまで紹介してきましたが、それぞれ弱点がありました。

これを広範囲にカバーできるのがテンダ デザイン パッケージの「タイルリンク」です。

■テンダ デザイン パッケージ「タイルリンク」

デザイン パッケージ | TENDA × MSSP Tech

こちら、ベースはシンプルでメンテナンスも楽なリンクリストを利用しているので、作成・編集・削除といったリンクの管理面も楽です。
注目リンクリストの長所であった、タイルリンクの背景に画像を設定はこちらも可能です。リンクリストでは弱点だった新しいタブ表示ができない点も、こちらでは対応しています。注目リンクリストの弱点であった1行表示のみという点も、こちらでは2行以上にも対応しているので、3行3列で9個キレイに表示させるなども可能です。

つまり、テンダ デザイン パッケージの「タイルリンク」は、リンクリストや注目リンクリストの長所を残しつつ、弱点が補完されたタイル表示のリンク集を作成するには理想ではないかと思います。

社内ポータルや部門ポータルのトップページなどに、デザイン性も良くメンテナンス性も良く機能落ちしないリンク集としていかがでしょうか。

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「skybow Theme Designer」 を利用して SharePoint の見栄えをカンタンにカスタマイズ

前記事から引き続き skybow のご紹介を。
今回は「skybow Theme Designer」です。

■ skybow Theme Designer とは?

一言で表すと SharePoint のデザインをカスタマイズ出来る製品です。
技術者視点で表すと SharePoint 専用の CSS ビルダーです。

 

SharePoint の画面上に Theme Designer と呼ぶ GUI メニューが表示されますので、目的に応じて変更したい要素を選択し、色やフォントなどを変えて行きます。
※この操作はブラウザの開発者ツールと同じ操作感です。

Theme Designer で変更可能な主なプロパティはこちらです。

 

skybow Theme Designer で作成したテーマはアプリページで管理します。
※サイトコンテンツページで skybow Theme Designer アプリをクリックすると次の画面を表示します。

 

保存済のテーマの Apply アイコンをクリックすると、テーマをどの粒度で適用させるか選択が可能です。

 

マスターページ全体や、特定のページのみに適用させるなど用途に応じて設定します。
先に紹介しました「 skybow Rich Forms 」と組み合わせて、見栄えの良いフォーム画面やビュー画面を作成するなど様々な場面で応用出来ますね。

skybow はまだ他にもたくさんの製品を用意しています。
これらはすべて SharePoint を利用する企業向けビジネスアプリケーションを構築するための製品です。弊社は skybow を利用したアプリケーション構築を積極的に推進しておりますので、ぜひ一度ご検討下さい!

 
 

★skybow導入検証キャンペーンのご案内

弊社では skybow 社と連携し、skybow をご検討下さるお客様向けに『 skybow 導入検証キャンペーン』を実施しています。特別価格による skybow 製品の提供のみならず、弊社 skybow 担当エンジニアによる導入支援をセットにしたキャンペーンとなります。
ぜひお問い合わせ下さい!

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カンタンでリッチに SharePoint のリストフォームをカスタマイズできる製品「 skybow Rich Forms 」を紹介します

はじめまして、テンダの松田です。
当ブログでは Microsoft 関連ソリューションを扱う私達から技術情報やノウハウ、事例などを発信していきます。

今回は弊社の新サービスメニューとなります「 skybow 」について、少しだけ概要を紹介します。

■ skybow とは?

skybow とは、Microsoft SharePoint や Office 365 ( SharePoint Online )上で業務アプリケーションを構築するプラットフォーム製品です。同種の仕組みとしては InfoPath や、最近ですと PowerApps や Microsoft Flow などが挙げられます。

SharePoint Online をお使いであれば SharePoint ストア から試用版のダウンロードが可能です。

今回は2015年に Best Performing SharePoint Add-in となった「 skybow Rich Forms 」について紹介します。
※ skybow Rich Forms の前身が Ardevia Rich Forms とのことです。

■ skybow Rich Forms

skybow Rich Forms は、SharePoint リストフォームをカスタマイズする製品です。コントロールを自由に配置したり、JavaScript を使用した処理を追加することが出来ます。

アプリをインストールすると、リボンに skybow Rich Forms のメニューが表示されます。ドラッグ&ドロップでコントロールを配置する様子は InfoPath などと同じです。
※私はリストの列項目を画面右部の余白にカンタンに寄せられるだけで感動してしまいました。

1行テキストコントロールを横長にすることも可能です。

フォーム上の各種処理は Behaviour 機能を利用します。これらは JavaScript を用いて実装します( jQueryも利用可能です)。
InfoPath のルールはこの機能で実現出来ますね。

いかがでしたでしょうか。今回はここまでで、次回は簡単にテーマをリッチにデザインする事が可能な、skybow Theme Designer を紹介します。

★skybow導入検証キャンペーンのご案内

弊社では skybow 社と連携し、skybow をご検討下さるお客様向けに『 skybow 導入検証キャンペーン』を実施しています。特別価格による skybow 製品の提供のみならず、弊社 skybow 担当エンジニアによる導入支援をセットにしたキャンペーンとなります。
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