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Sharegate社から新たに公開されたAzureコスト管理ツール「Overcast」

SharePoint やSharePoint Online を管理できるツール「Sharegate」を販売しているSharegate社から新たにAzureコスト管理ツール「Overcast」が公開されました。
今回は、そのOvercast について調査した結果を記述していきたいと思います。
※本記事の執筆時点(2018/06/29)の情報です。

■Overcast とは

Overcastは、Azure環境の課金状況を分析・可視化して、コスト削減を提案するコスト管理ツールです。

[COSTS] デモ画面

Overcast は上記画像のように、Azure環境の課金状況をグラフ化してくれます。
(Overcast にブラウザからアクセス可能です。)
また、Overcastの大きな特長として、“コスト削減を提案”してくれる機能がございます。Overcastを使用することにより、いわゆる“タンスの肥やし”になっているようなコストを削減するための対策を打つことができます。

Overcast がどのような製品であるか、なんとなくでも伝わりましたでしょうか。
次から、具体的にOvercast の機能について触れていきます。

■Overcastの機能

Overcastには主に以下の3つの機能がございます。

  • COSTS (コスト管理機能)
    過去6か月分の支出を分析して、今後かかるコストを予測します。
  • SAVINGS (コスト削減提案機能)
    使用頻度が低い製品や、うっかり利用停止し忘れたまま放置してコストの無駄遣いをしている製品を検出します。
    検出される製品の基準はOvercastの“縮小・削減を推奨する11の項目”に基づいて検出されます。(11の項目については後述いたします。)
  • REPORTS (レポート機能)  ※6/29時点では未実装の機能です。
    コストの履歴情報を様々な方法で取得できます。

■“縮小・削減を推奨する11の項目”について

Overcast のコスト削減提案機能では、コスト削減のために縮小・削減を推奨する11の項目がございます。

[SAVINGS] デモ画面

11の項目の中には、長期間稼動し続けている仮想マシンや、過去30日間にCPUの動作がほとんどなかったApp Service Plansと仮想マシンを検出するもの等がございます。
その検出されたサービスに対して縮小・削減等の対策を行っていただくことで、コスト削減が可能になります。(「Learn more」リンクをクリックすると、それぞれの項目ごとに対策方法が記載されているページが開きます。)

■その他の便利機能

Overcast では、「サブスクリプション」、「リソース グループ」、「タグ」、および「種類」ごとにフィルタリングできる機能がございます。また、定期的に分析結果をメールやSlack に送る機能もございます。

フィルター機能

■Overcastの使用について

Overcast では組織(Azure AD)または個人(Microsoft)のユーザーアカウントでサインインする必要がございます。また、表示されるAzure環境の課金状況はサインインしているユーザーの情報を参照しています。

■最後に

今回は、Sharegate社から新たに公開されたAzureコスト管理ツール「Overcast」について調査した結果を記載させて頂きました。
この管理ツールを使用すれば、Azure 製品のコスト管理が楽になるだけでなく、Azure で使用している無駄なコストを見つけ対策を打つことができます。
Overcast は公開されたばかりで、現時点では未実装の機能があったりしますが、これからどのような機能が追加されるか様子をみていこうと思います。

今回調査で使用したOvercast の試用版には、公式ウェブサイト(OVERCAST-Sharegate) の「Try Overcast Now」からアクセスできます。

8.0にバージョンアップされたSharegate の新機能「Insights」のご紹介

4月末、Sharegate のバージョンが8.0 にバージョンアップしました。その際に、新しく追加された機能が「Insights」です。今回はその新機能について紹介いたします。

■ Insights の機能

新しく追加された「Insights」の初期画面

Office 365 のプレビュー版で公開されている SharePoint Online の新しい管理センターには、最終アクティビティを表示したり、管理者にメールを送信する機能があります。しかし、Sharegate に追加された新機能「Insights」を使用することで、更に以下の管理を行うことが可能です。

  1. [Unused Sites]  3ヶ月以上使用されていないサイトの検出
  2. [Missing Administrators] サイトコレクション管理者が指定人数を満たさないサイトコレクションの検出
  3. [Missing Site Owners] サイトの所有者が指定人数を満たさないサイトの検出
  4. [Missing Office 365 Group Owners] グループの所有者が指定人数を満たさないOffice 365 グループの検出
  5. [Unused Office 365 Groups] 3ヶ月以上使用されていないOffice 365 グループの検出

 
検出された上記5つのコンテンツに対して、サイトを削除したり、サイトコレクション管理者やサイト所有者を追加する操作をSharegate 上で行うことが可能です。
※1と5はサイトやグループの所有者に対してメールで通知します。
※4と5はオンプレミスの場合表示されません。

後述させていただきますが、サイトやグループの所有者(以下「所有者」)やサイトコレクション管理者(以下「管理者」)の指定人数は、設定で変更可能です。

■ Insights の使い方

Insights 機能を使用するには、以下の前提がございます。

  • 接続先がオンプレミスの場合・・・
    「SharePoint 管理者」のユーザーで接続する必要がございます。
  • 接続先がOffice 365 の場合 ・・・
    「グローバル管理者」のユーザーで接続する必要がございます。
    データを収集するために「Sharegate Office 365 Extension(無料)」をインストールする必要がございます。

 
①サイトを接続する

サイト接続を行っていない「Insights」の画面

サイトの接続を行っていない場合、「Add Connection」から、サイト接続を行います。(Explorer で接続したサイトも使用できます。)
 
②検出されたコンテンツの確認を行う
サイトに接続すると、各Insights の結果が表示されます。

オンプレミスに接続した「Insights」の一覧画面

弊社のオンプレミス環境では、3ヶ月以上使用されていないサイトが3つ、管理者が3人未満のサイトコレクションが1つ、所有者が3人未満のサイトが5つあることがわかります。
 
③検出されたコンテンツに対して操作を行う
Office 365 環境の場合、使用されていないサイトとOffice 365 グループの所有者に、そのコンテンツが本当に必要であるか確認するメールが送られます。
それぞれの所有者がそのメールに回答すると、その結果がIT管理者に送信されます。IT管理者はその結果を元に、コンテンツへの操作を決めることができます。

3ヶ月使用されていないサイトの詳細画面

Insights の一覧画面から「Resolve」をクリックすると、詳細画面が表示されます。その画面の右下にある青枠で囲われた「Resolve Actions」から、それぞれ管理者や所有者を追加したり、サイトを削除したり、Insights の検出範囲から外す設定や操作を行えます。詳細は以下の通りです。
※検出するInsights によって使用できる操作は異なります。

 
④設定を変更する

設定

検出する際に基準となる管理者や所有者の最低人数は、デフォルトだと管理者が2人、所有者は1人です。この最低人数は、変更することが可能です。また、Windows通知の有無も変更することができます。
※電子メールの設定(メール送信の有無・送信者)は変更できません。

■ 注意点

  • [Unused Sites] の活動定義は、オンプレミスサイトとSharePoint Online で異なります。
    オンプレミスサイト:ドキュメントまたはリストのアイテムが更新/削除されたとき。
    SharePoint Online :ドキュメントまたはリストのアイテムが更新/削除されたとき及び、ユーザーがサイトまたはサイトのドキュメントにアクセスしたとき。
    ※サイト等の設定や権限の変更は考慮されていません。
  • 各Insights の結果はリアルタイムには反映されず、24時間ごとに自動的に更新されます(オンライン接続が利用可能な場合)。
  • オンプレミスサイトの場合、メールでの通知は行えません。
  • Office 365 環境では、複数の所有者がいる場合、全ての所有者にメールが送信されるます。しかし、Sharegate は1つの応答のみ必要とするため、最初に返信をおこなった所有者のメールが優先され、その後に送られたメールはIT管理者に届きません。

 

■ 最後に

今回は新機能である「Insights」について書かせていただきました。この新機能は、「SharePoint Online上にある使われていないサイトを削除したいけれど、所有者にいちいち確認をとる時間が勿体無い」、「管理者のいないサイトを見つけ、管理者を追加したい」と思われているIT管理者の方におススメする機能です。

Sharegate には、 SharePoint OnlineやSharePoint の管理が楽になる機能がございます。弊社ではSharegate プラスアルファのサービスで、お客様のご支援を行っております。お気軽にお問合わせください。

簡単操作でSharePoint を管理 | TENDA × MSSP Tech | 株式会社テンダ

Sharegate Lite 販売終了のお知らせ

※今回記載の内容は速報となります。確定情報ではありません。

 

Sharegateをご利用の皆様、またご利用を検討中の皆様にお知らせです。

Sharegateの3つのエディションのうち「Sharegate Lite」の販売を2018年2月5日まで行い、それ以降は取り扱わないとSharegate社から案内がありました。

今回この案内に合わせて弊サイトのSharegate紹介ページを更新しました。ご確認いただければと思います。
Sharegateで、コンテンツの移動・コピーなどデータ移行や分析に必要なレポートなどSharePointを簡単に管理 | TENDA × MSSP Tech

また確定情報が出次第、皆様にご案内いたします。

第2回 Sharegateに関する「よくある質問」まとめ

こんにちは。
先週Sharegateの大幅アップデートがあり、UIががらりと変わりましたね。
アップデート後のUIのご紹介も兼ねて、前々回に続いて、
「第2回 Sharegateに関する『よくある質問』まとめ」を投稿したいと思います。
 
 

① レポーティングについて

Sharegateのレポーティング機能によって、SharePointに関する様々な情報を取得することができます。 ただ、何でも取得できるというわけではありません。
そのため、「○○は取得できますか?」といった質問が複数寄せられています。
ここでは、そういった質問をまとめて、取得可能な情報とそうでない情報について共有していきたいと思います。
 

取得可能な情報

レポーティング機能によって取得可能な情報は、こちらから確認することができます。
例として、Audit Reportの内容を挙げてみたいと思います。Audit Reportでは、サイトコレクション/ユーザー/期間を指定し、指定条件下で発生したイベントを出力します。

 
また、生成されたレポートはExcelへの出力も可能です。
 
(上画像の右上にある[Export]ボタンをクリック)

 

取得できない情報

  • 特定のサイトコレクション毎のドキュメントのダウンロード数
  • サイトアクセス、ページ閲覧数
  • アップロードの履歴
  • SharePoint 2007の情報
  • アラート通知設定に関する情報
  • ファイルの最終閲覧日

現時点で取得ができないとされている情報については、Sharegateの保守を通して弊社が把握している限りの情報です。
そのため、上記がすべてではありません。
 
 

② 移行時のサーバーへの負荷について

「移行時のサーバーへの負荷を確認・調節する方法はありますか?」
「移行時のサーバーへの負荷を調節する時の選択肢について説明してほしいです。」といった質問も複数寄せられています。
そこで、今回は「負荷の調節方法」を中心に、情報を共有していきます。
 

負荷の調節方法

1. [setting] をクリックします。

 
 
2. [General] タブをクリックします。
(初期表示で既に[General]タブが選択されてます。)
4種類のパフォーマンスレベルから選択します。

 
 
3. 各パフォーマンスレベルの詳細は、次の通りです。(高レベル順)

※パフォーマンスレベルが高いほど、サーバーへの負荷も大きくなるため、
 お使いの環境に合わせて調節してください。
 
また、移行スピードの調節も可能です。
先ほどの[setting]画面から、[Migration]タブをクリックします。
InsaneモードとNormalモードを選択することができます。

 
Insaneモードの方がNormalモードよりも速いですが、オンプレミス版を使って移行を行う場合、移行先と移行元の両方にserver extensionが必要になります。
※SharegateLite版には、Insaneモードがございません。
 
 

③ 差分コピーの方法について

「差分コピーの方法について教えてください。」
「移行先と移行元で、同じアイテムであると判断している条件は何?」といった質問も複数寄せられています。
そこで、「差分コピーの設定」と、「差分アイテムであるかどうかをSharegateが判断する方法」についてご紹介します。
 

差分コピーの設定

1. 移行元と移行先のオブジェクトを決定します。この画面まで到達したら、右下の
[Advanced Copy]をクリックします。

 
2. [Operation Mode] の[Copy if newer (incremental copy)]をクリックします。
この設定により、更新日付が移行元より過去の場合のみ、アイテムを置き換えます。

 
※移行先のアイテムが削除されていたり階層が異なっていたりした場合は、
新しいアイテムとして作成されます。
※Office 365でInsaneモードを使用する場合、Azure Import APIの制限のため、
移行先のすべてのバージョンが移行元のバージョンに置き換えられます。
他にも[Operation Mode] には、「重複したアイテムの名前を変換しコピーする」
等のモードが存在します。詳しくはこちらを参照ください。
 
差分アイテムであるかどうかをSharegateが判断する方法は、リストのアイテムかドキュメントかで異なります。ドキュメントの場合はファイル名で判断しています。
一方リストのアイテムの場合は、Sharegateがリストによって最適なキー(フィールド)を決定します。
 
 
いかがでしたでしょうか。 今回はレポーティング機能とマイグレーション機能に絞って情報共有いたしました。次回はまた別の機能についての情報共有もしていきたいと思います。 次回以降も読んでいただければ幸いです。
 
※今回記載した回答は、現時点での仕様をもとに作成しましたので、Sharegateのアップデートに伴い変更される可能性があります。

第1回 Sharegateに関する「よくある質問」まとめ

こんにちは。今回も前回に続いてSharegateについての記事を投稿したいと思います。
弊社では、Sharegateの保守業務も行っております。基本的に、既にSharegateを購入いただいているお客様からのお問い合わせを受け付けております。
そこで、これまでのSharegateについてのお問い合わせの中から「よくある質問」としてピックアップしたものを、今後のブログで何回かにわたってご紹介します。

① ライセンスについて

「Sharegateを今までと違う端末で使いたいが、ライセンスはそのままでいいのか。」
「SharegateのライセンスをDeactivateする時の手順を知りたい。」など、ライセンスの扱い方に関する質問が複数寄せられました。
そこで、「ライセンスとは?」「Sharegateを実際に利用する時にライセンスをどう扱えばいいの?」
に対する回答をこちらで共有したいと思います。

ライセンス = Sharegateの利用権利みたいなもの
そして、”Activate”を行うことでライセンスを使用できるようになり、
”Deactivate”を行うことでライセンスを使用できない状態にします。

では、「使用できない状態にする」シチュエーションとは?
主に以下の2つです。

A. 今までSharegateを使っていた端末とは別の端末で使用したい時
→ 今まで使ってた端末でライセンスをDeactivateして、
別の端末でActivateすれば使えます。

B. Sharegateをアンインストールする時
→ 1シートのみご購入いただいたお客様は、アンインストールする前に
ライセンスをDeactivateする必要があります。そうでない場合は、
アンインストール前に必ずしもDeactivateする必要はありません。

バージョン5.22から [Manage User License]という機能が追加されています。
ライセンスキーをActivateしている他の端末からDeactivateする事が可能になりました。

こちらの機能の追加により、Sharegateのアンインストール前にDeactivate
し忘れても後からDeactivateする事が可能です。

A. について、通常のDeactivateの手順をご紹介します。

1. 左下の[Setting]をクリックします。
Sharegate Setting

2. 左側の[Licenses]をクリックします。
Sharegate Licenses

3. [Deactivate Product]をクリックします。
Sharegate Deactivate

4. 図のようなポップアップメッセージが出現します。[Deactivate]をクリックすれば
Deactivate完了です。
Sharegate Deactivate Finish

B. について、[Manage User License]の機能を使用した場合のDeactivate手順についてご紹介します。

1. 先ほどと同じようにこちらの画面に行き、[Manage User License]をクリックします
(この先はブラウザ上での操作となります)。
Sharegate Manage User License

2. Deactivateしたいライセンスの[Deactivate]をクリックします。
この後、「Deactivateしてもよろしいですか」といった確認メッセージは表示され
ず、すぐにDeactivateされます。

Sharegate Deactivate

ちなみに、購入したライセンスが5シートであれば、1つのライセンスで最大5人まで利用可能です。

② トライアル版について

「Sharegateのトライアル版にはどんな機能があるのか。」
「Sharegateのトライアル版は、ダウンロードしてからいつまで使えるのか。」など、トライアル版に関する質問も複数寄せられました。
そこで、「トライアル版ってどんなもの?」「どうやってダウンロードするの?」
に対する回答ををこちらで共有したいと思います。

トライアル版は、ダウンロードしてから15日間利用できます。
機能に関しては、Sharegate for Nintexと同等の機能を持っています。 Sharegate for Nintex はSharegate通常版より機能が多く、 Nintexの画面UIとワークフローを移行することができます。
その機能も含めて15日間で体験していただくというのがトライアル版の目的です。

利用期間以外にももう1つ制約があります。それは、たまに一部のアイテムやドキュメントがスキップされてしまうということです。

トライアル版のダウンロード~環境構築の手順も以下に記載します。

1. こちらからトライアル版をダウンロードします。
2. ダウンロードしたものをインストールします。
3. Sharegateを起動時にライセンスの入力画面が表示されます。
ダウンロード時に入力していたメールアドレスにライセンスが届いていますので、
そのライセンスキーを入力します。

③ 移行(マイグレーション)について

移行についての質問が最も多いのですが、今回はその中でも、「移行時の制限事項」に焦点を当てていきたいと思います。

「移行可能なアイテム数に制限はありますか。」という質問が複数寄せられました。
回答は「ありません。」ですが、移行するアイテムの数があまりに多いとそれだけ負荷がかかるため、移行に時間がかかるかもしれません。

移行時の負荷についての質問も多かったのですが、それはまた次回以降のブログで取り上げる予定でいます。
こちらに、移行時の制限事項が記載されています。

いくつか抜粋すると・・・
・ディスカッション掲示板リストの移行はサポートされない
・SharePointオブジェクト(リストやライブラリなど)の作成日は移行できない
・ワークフローのステータス、履歴、およびタスクを保持したままの移行はできない
といった制限事項があります。

いかがでしたでしょうか。
弊社に寄せられる質問を共有することで、「Sharegateを利用するお客様が少しでも楽に問題解決できれば」と思い、このシリーズを始めることになりました。
次回以降も読んでいただけてたら幸いです。

※今回記載した回答は、現時点での仕様をもとに作成しましたので、Sharegateのアップデートに伴い変更される可能性があります。

Sharegate 5.23アップデート内容のご紹介

はじめまして、テンダの明角です。
今回は先日アップデートされたSharegateの新バージョン5.23についてご紹介したいと思います。

今回のアップデートでは、主にSharegateの管理機能であるExplorerのUIが大幅に変更されました。
以下の画面を見ての通り、これまでは階層型のツリービュー表示でしたが、今回のバージョンアップでフラットビューになりました。
今までご利用頂いていたお客様は少し戸惑われるかもしれませんが、この変更に伴って便利な機能もありますのでご紹介したいと思います。
Sharegateアップデート情報
 

① 検索機能

この機能では、URLの文字列やページタイトル名などで検索が可能となります。
この機能により、目的のページを見つけやすくなります。
Sharegate 検索機能
 

② 階層の表示/移動

自分が現在参照している階層を表示し、かつ、階層の移動が可能になります。
以前のバージョンでも階層の確認や移動は可能でしたが、新しいバージョンの方が、確認範囲が狭くて済むということが特徴です。
Sharegate階層の表示・移動
Sharegate階層の表示・移動
 

③ フィルター機能

この機能は、オブジェクトの種類によって、表示/非表示を切り替えることができます。
例えば、[List]をクリックするとその階層内のリストのみを表示させることができます。
この機能により、「リストだけを検索したい」といった場合に「リストのみ」に絞り込むことができます。
Sharegateフィルター機能
 

④ 接続環境の切り替え

接続環境を登録すると、環境の切り替えがスムーズに行えます。
以前のバージョンでも可能ですが、以前は追加した接続環境が縦にどんどん追加される仕組みでした。
新しいバージョンでは左上に集約されるため、見やすくなっています。
Sharegate接続環境の切り替え
Sharegate接続環境の切り替え
 
如何でしたでしょうか。
画面のUIが大きく変更されましたが、便利な機能が増えているため、利用者としては大変使いやすくなっているかと思います。
また、Sharegateのメジャーバージョンアップが近々行われるという噂も小耳にはさみましたので、メジャーアップデートされた際は、変更点や新機能について配信したいと思います。